2024/12/23
アプリ同士の連携方法

Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft Teamsを連携して、Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたらMicrosoft Teamsに自動通知する方法

s.miyamoto
Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft Teamsの連携イメージ

リード登録の通知を自動化し、業務の効率化を図りませんか。
Microsoft Dynamics 365 Salesは顧客情報の管理、Microsoft Teamsはコミュニケーションツールとして便利なアプリですが、情報が登録されるたびに手動で通知する作業は、手間がかかるだけでなく、人為的なミスが発生するリスクも伴います。
そこで、Microsoft Dynamics 365 SalesとMicrosoft Teamsを連携することにより、営業プロセスの効率化と情報共有の自動化が実現します。
この自動化により、営業チームは最新情報を素早く確認できるため、業務の効率化が期待できます。
このアプリ連携は、プログラミング不要で手軽に導入できますので、ぜひお試しください。

こんな方におすすめ

  • Microsoft Dynamics 365 Salesを導入しているが、チーム内での情報共有に課題を感じている営業担当
  • Microsoft Teamsを活用して、営業プロセスの効率化を目指しているプロジェクトマネージャー
  • リード情報の共有を自動化して対応スピードの向上を図りたいチームリーダー

Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft Teamsの連携メリットと具体例

メリット1: スムーズな業務進行をサポート

Dynamics 365 Salesでリードが作成された際に、Microsoft Teamsに自動で通知が送信される仕組みを導入することで、営業チームが素早く新規リードの情報を確認できるため、スムーズな業務進行がサポートされます。
これにより、リードへの初期接触までの時間を短縮し、競合他社に先んじた対応が可能となるかもしれません。
たとえば、新しいリードが登録されたタイミングで関連する営業担当者がTeamsで通知を受け取り、その場でディスカッションや役割分担を進めるケースが挙げられます。

メリット2: 情報共有の効率化

Dynamics 365 Salesでリード情報が作成されるたびに、Microsoft Teamsの特定チャネルに通知を送る仕組みにより、営業チームやマーケティングチーム内での情報共有がより効率的に行われます。
このプロセスにより、リードに関する重要なデータが担当者間で確実に伝達されるだけでなく、手動での情報伝達にかかる時間や手間を削減することができます。
また、通知によってメンバー全員が同じ情報をタイムリーに把握できるため、リードへの対応が一貫性を持つと予想されます。
たとえば、展示会で獲得したリードが登録されると同時に、その情報がTeamsでリアルタイムに共有され、素早く適切なフォローアップが行いやすくなるでしょう。

メリット3: タスクの明確化

リード作成時にMicrosoft Teamsで通知を受け取る仕組みを導入することで、正確かつスピーディーなタスク割り当てが期待できます。
通知内容を元に、Teams内でタスクの担当者を決定したり、次のアクションプランを話し合うことができるため、リード対応における役割分担や責任の所在が明確になると予想されます。
これにより、作業の重複や対応漏れが発生するリスク防止がサポートされます。
たとえば、特定地域のリードが作成された際に、その内容に基づいて営業担当者やマーケティングチーム内ですぐにフォローアップのタスクを割り当てるケースが考えられます。
このプロセスにより、対応スピードが向上すると同時に、作業の可視化が促進されます。

それではここからノーコードツールYoomを使って、Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたらMicrosoft Teamsに自動通知する方法をご説明します。

Yoomとは?

Yoomは日々の事務作業を自動化して、業務の効率化を図りたい方におすすめの次世代自動化ツールです!API連携はエンジニアではないユーザーにとっては難しい作業ですが、 Yoomは専門的な知識や複雑なコーディングは不要で、直感的な操作でアプリを一元管理できるので非常に便利です。

Yoomの登録はコチラ。30秒で簡単に登録できます!

Microsoft Dynamics365 Salesに追加した内容をMicrosoft Teamsで通知する方法

Microsoft Dynamics365 Salesのデータベースにリードが登録されたことをMicrosoft Dynamics365 SalesのAPIを利用して受け取り、 Microsoft Teamsの提供するAPIを用いてMicrosoft Teamsに自動通知することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

  • Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携
  • テンプレートをコピーする
  • Microsoft Dynamics365 Salesでトリガーを設定し、Microsoft Teamsでアクションを設定する
  • トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

Yoomに登録している方はログインし、未登録の方は無料登録後に設定を進めてください

ステップ1:Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携‍

まず、Microsoft Dynamics 365 SalesとChatworkをマイアプリに連携します。
Yoomにログインしたら、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」から設定を進めましょう。

Microsoft Dynamics365 Salesを検索し、クリックしてください。
※Microsoft 365(旧Office 365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft 365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合、認証できないことがあります。

Microsoft Dynamics365 CRMのドメインを入力し、「追加」をクリックすると連携が完了します。

次に、Microsoft Teamsを検索しクリックしてください。


その後Microsoftのページが表示されますので、利用したいアカウントでサインインをしてください。
※Microsoft 365(旧Office 365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft 365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

次に、テンプレートを利用して設定を進めていきましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました!」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。

ステップ2:トリガーを設定

次に、Microsoft Dynamics365 Salesのトリガーを設定します。「リードが作成されたら」をクリックしてください。

次に、Microsoft Dynamics 365 Salesと連携するアカウント情報を確認してください。
タイトルは自由に編集できます。ただし、トリガーアクションは変更せず、『次へ』をクリックしてください。

トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
※プランによって、最短の起動間隔が異なりますのでご注意ください。
「ドメイン」に、Dynamics 365のドメインを入力して「テスト」をクリックしてください。

アウトプットに表示されるデータを確認し、正常に情報が取得できていれば「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:アクションを設定

次に、Microsoft Teamsのアクションを設定します。「Microsoft Teamsに通知する」をクリックしてください。

タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い「次へ」をクリックしてください。

通知先とメッセージ内容を設定してください。
「チームID」と「チャネルID」は、欄をクリックして表示された候補から該当項目を選択してください。
「メッセージ」は、任意で編集できます。欄をクリックすると候補が表示され、通知したい内容を追加できます。
メンションやファイル添付の設定を行いたい場合は、注釈を参照しながら設定してください。

ファイル添付の設定を行う場合は、「添付ファイル情報」の設定を行ってください。
設定後、「テスト」をクリックして、指定したチャネルにメッセージが送信されるか確認しましょう。
正常に送信されたことを確認したら「保存する」をクリックしてください。

「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これで、Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されると、Microsoft Teamsに自動で通知されます。

Microsoft Dynamics365 Salesを使ったその他の自動化例

他にもMicrosoft Dynamics365 Salesを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、Slackに通知する

Microsoft Dynamics 365 Salesでリードが作成されると、Slackに自動で通知が送信されます。これにより、営業チームが素早く新規リード情報を把握できる環境が整い、素早い対応を行えるようになります。手動での連絡作業が不要となり、情報共有がよりスムーズになります。

2.Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、Chatworkに通知する

Microsoft Dynamics 365 Salesでリードが作成されると、Chatworkに自動的に通知が送信されます。これにより、チーム全員がすぐにリード情報を確認でき、対応の見落としを防ぐことが期待されます。情報共有がスムーズになり、営業のスピードアップがサポートされます。

3.Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、LINE WORKSに通知する

Microsoft Dynamics 365 Salesでリードが作成されると、LINE WORKSに自動で通知が送信されます。これにより、リード情報が素早くチームに共有される仕組みが整い、必要な対応をスムーズに進めることが期待されます。

まとめ

Microsoft Dynamics 365 SalesとMicrosoft Teamsの連携により、営業チームは、リード情報を素早く共有し、効率的に対応することが可能になります。
この自動化により、情報伝達の手間を省き、対応スピードを向上させることで、営業チームの競争力を高めることが期待できます。

Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で簡単に導入できます。ぜひ、この機会に自動化を導入し、業務効率化を体験してください。

この記事を書いた人
s.miyamoto
外資企業のカスタマーサクセス業界にて約5年の経験があります。 オペレーターや管理職など、さまざまな立場から培った現場の課題点を元に、日々お役立ちコンテンツを発信していきます。 Yoomを活用し、顧客体験を向上するヒントなど、現場で活かせるコンテンツを皆様にお届けしていきます!
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