JUST.DBとboardを連携してJUST.DBでレコードが更新されたらboardに顧客情報を追加する方法

JUST.DBは、非エンジニアでも簡単にデータベースの作成・管理ができ、データ活用をスムーズに行えるノーコードツールです。
しかし、レコード更新のたびに手動で顧客情報をboardに登録する作業は時間と労力がかかり、担当者にとって負担となる可能性があります。
本記事では、JUST.DBとboardを連携する際のメリットや、設定方法について解説します。

本記事はこんな方におすすめ

今回紹介する内容は以下のような方々におすすめです！

JUST.DBとboardをそれぞれ活用している方
顧客情報の入力ミス削減やデータ管理の効率化を目指している方
JUST.DBとboardを連携して、情報の正確性と作業効率を向上させたい方

JUST.DBとboardの連携のメリットと具体例

メリット1：データ入力ミスの削減

JUST.DBでレコードが更新されるたびにboardに顧客情報を自動的に追加できるため、人為的な入力ミスを削減できます。
手作業で顧客情報を転記する場合、担当者がキーボードで打ち間違えたり、コピー＆ペーストの際に一部の情報が欠落したりする可能性があります。
自動化により、更新されたデータが正確に同期されるため、情報の一貫性を保つことが可能になります。
例えば、営業事務担当者がJUST.DBで顧客の住所変更を行った際、自動的にboardの顧客情報も更新されるため、常に正確な顧客情報をboard上で確認できるようになるでしょう。
結果として、常に最新の情報に基づいて業務を進められるようになるため、業務効率の向上が期待できます。

メリット2:担当者の業務負担軽減

手作業でのデータ入力は、担当者にとって大きな負担となります。
特に、入力データが多い場合や複数システムへの情報入力が必要な場合、時間と労力を消耗します。
単調で時間のかかる作業は、他の重要な業務、例えば顧客への丁寧なフォローアップ、市場動向の分析、新しい販売戦略の立案などに集中する時間を奪うだけでなく、業務に対する意欲も阻害する可能性があります。
自動化を活用することで、手動での転記が不要になるため、担当者はより付加価値の高い業務、例えば顧客へのフォローアップやデータ分析などに時間を使うことができるようになります。
手作業でのデータ転記に多くの時間を費やしている方にとっては、より創造的で重要な業務への時間配分が可能になるでしょう。

メリット3:素早い情報共有が可能に

手作業でのデータ入力では、情報が共有されるまでにタイムラグが発生する可能性があります。
JUST.DBで顧客情報が更新されても、boardにその情報が反映されるまでには、担当者による手作業での入力時間を待つ必要がありました。
特に、顧客対応を行う部署では、情報が古いために顧客に誤った情報を提供してしまう、というリスクも発生します。
自動化を活用することで、最新の情報がboard上で共有され、関係者全員が迅速に情報に基づいて行動できるようになるでしょう。
例えば、営業担当者が外出先から顧客情報を確認する際に、JUST.DBの更新内容が素早くboardに反映されているため、最新の情報に基づいた提案活動を行うことができるようになるかもしれません。
結果として、情報共有のスピードアップと営業活動の質向上が期待できます。

本記事ではYoomを使って連携を進めていきます。
まだ利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

それではここからノーコードツールYoomを使って、【JUST.DBでレコードが更新されたらboardに顧客情報を追加する】方法を説明します。

[Yoomとは]

JUST.DBとboardの連携フローの作り方

JUST.DBでレコードが更新されたことをJUST.DBのAPIを利用して受け取り、boardの提供するAPIを用いてboardに顧客情報を追加することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

JUST.DBとboardをマイアプリ登録
JUST.DBでレコードが更新されたら起動するトリガーの設定
boardに顧客情報を追加する設定
テストと確認

ステップ1:JUST.DBとboardとのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はJUST.DBとboardをそれぞれ検索して、登録していきます。

JUST.DBのマイアプリ登録

まず、JUST.DBから登録していきましょう。
入力欄にJUST.DBと入力するとJUST.DBのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。

1.アカウント名、アクセストークンを入力してください。
「追加」をクリックすると、JUST.DBのマイアプリ登録は完了です。

boardのマイアプリ登録

boardも同じように検索して、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が表示されます。
アカウント名、アクセストークンを入力してください。
詳しいマイアプリ登録の方法については、以下のリンク先を参照してください。
boardのマイアプリ登録方法

以上で、JUST.DBとboardのマイアプリ登録は終了です。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にJUST.DBとboardのアイコンが表示されているか確認してください。

その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

テンプレートの選択と格納場所の準備

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

ステップ2:JUST.DBでレコードが更新されたら起動するトリガーの設定

1.まず、一番上の「Webhookイベントを受け取ったら」をクリックします。

2.タイトルは自由に設定してください。
JUST.DBと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは「Webhookイベントを受け取ったら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行ってください。
詳しい設定方法については、以下のリンク先を参照してください。
JUST.DBのWebhookを活用してYoomのフローボットを起動する方法
‍設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

4.フローに戻ります。
次に、「レコードを取得する(ID検索)」のアイコンをクリックします。

5.JUST.DBと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「レコードを取得する(ID検索)」を選択します。

6.データベースの連携を設定していきます。
ドメイン、テーブル識別名、テーブル定義ファイルは必須項目なので、必ず設定してください。
設定が終わったら「次へ」をクリックしてください。

7.取得したいレコードの条件を設定していきます。
入力欄をクリックすると先ほど取得したアウトプットが表示されるので、活用してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:boardで顧客情報を追加する設定

1.最後に、「顧客情報の登録」のアイコンをクリックしてください。

2.boardと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「顧客の登録」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.各項目を設定していきます。
必須項目は必ず入力してください。
各項目の入力欄をクリックすると先ほど取得したアウトプットが表示されるので、適宜活用してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

4.これで、【JUST.DBでレコードが更新されたらboardに顧客情報を追加する】というフローが完成しました。

ステップ4:テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

Yoomならプログラミングのスキルがなくても簡単に設定ができます。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

JUST.DBとboardを使ったその他の自動化例

他にもJUST.DBを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.JUST.DBで発注先が登録されたらboardに追加するフローです。
このテンプレートを活用すると、JUST.DBで発注先を登録した情報がboardへ自動的に反映されるようになります。
これにより、入力後の確認や修正作業を削減し、情報の正確性を向上させることができるようになるでしょう。

2.JUST.DBでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新するフローです。
このテンプレートを活用すると、JUST.DBでステータスが更新されると自動的にboardにも反映されます。
これにより、手作業での入力が不要となり、作業時間を短縮し、業務の効率化が期待できます。

3.Gmailで受信したお問い合わせ内容をJUST.DBに登録するフローです。
このテンプレートを使用すれば、Gmailで受信したお問い合わせ内容をJUST.DBに登録できます。
問い合わせ対応に必要な情報を迅速に確認できるようになるため、業務の効率化が期待できます。

まとめ

JUST.DBとboardを連携することで、JUST.DBでレコードが更新された際、boardに顧客情報を自動追加できるようになりました。
これにより、手作業に伴う負担が軽減され、営業活動や顧客対応をよりスピーディーに進められるようになるでしょう。
専門的な知識がなくても、Yoomを使えば、すぐに業務の自動化を始められます。
あらかじめ用意されたテンプレートを活用すれば、煩雑な作業や繰り返しのタスクをスムーズに自動化できます。
Yoomを活用して、もっと快適な仕事環境を目指してみませんか？