■概要

メールで受信したPDFファイルの内容を確認するため、都度ファイルを開いて転記する作業は手間がかかるものであり、特に画像ベースのPDFはテキストの抽出が困難なケースもあります。このワークフローを活用すれば、メールで受信したPDFファイルを自動でOCR処理し、読み取り可能なテキスト形式に変換するため、手作業での確認や転記作業を効率化し、迅速な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールで受信する請求書や注文書など、PDFファイルの確認・転記作業に時間を要している方
• PDFを読み取り可能な形式に変換し、その内容をChatworkで迅速に共有したいと考えている方
• 手作業によるPDFの内容確認やシステムへの入力作業の効率化を目指している業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信をきっかけにPDFのテキスト化と通知が自動で完結するため、これまで手作業で行っていた確認や転記の時間を削減できます
• PDFの内容を読み取り可能なテキストとして自動で抽出するため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、ChatworkをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定し、特定の条件に合致するメールのみを対象とすることも可能です
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「OCRする」アクションでメールに添付されたPDFファイルを指定します
4. 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストを任意のチャンネルに通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、PDFファイルから抽出したい項目（例：会社名、金額、日付など）を任意で設定することが可能です
• Chatworkへの通知は、通知先のルームを自由に設定できるだけでなく、メッセージ本文もカスタムできます。OCRで取得した値を埋め込んだり、定型文を追加したりと、柔軟な通知内容を作成することが可能です

■注意事項

• ChatworkとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924