毎日AIワーカーで管理シートを確認し、アカウント発行・削除と更新期限アラートをSlackに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
と
cybozu.com共通管理
と
Gmail
と
Google スプレッドシート
と
Google Workspace
と
Slack
と
SmartHR
を自動連携できます。
■概要
日々の業務において、入退社に伴う各SaaSのアカウント管理やライセンスの更新期限チェックを手作業で行うのは、多くの労力と注意力を要する課題ではないでしょうか。特に複数のツールを運用している場合、スプレッドシートの確認漏れが重大な設定ミスにつながるリスクもあります。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にGoogle スプレッドシートを自動で確認し、アカウントの追加・削除からSlackへの通知までを一括で自動化できます。人為的なミスを防ぎつつ、本来集中すべき重要業務に専念できる環境を整えることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎日スプレッドシートを開いて入退社対象者を目視で確認し、手動でアカウント管理を行っている人事労務担当者の方
- SmartHRやGoogle Workspaceなど複数のSaaSを利用しており、アカウント発行や削除の作業負担を軽減したいIT管理者の方
- ライセンスの更新期限管理を自動化し、期限切れによるトラブルや無駄なコスト発生を未然に防ぎたいと考えている経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日特定の時間にスプレッドシートを自動確認するため、確認漏れや手動での指示出しといったルーチンワークの時間を削減できます。
- AIワーカーが複数のアプリ操作を一括代行することで、転記ミスや設定漏れなどのヒューマンエラーを最小限に抑え、正確なアカウント管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、SmartHR、Google Workspace、cybozu.com共通管理、Gmail、SlackをYoomと連携します。
- 次に、スケジュールトリガーで、毎日9時にフローを起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する(最大300件)」アクションを設定し、管理シートの情報を読み取ります。
- 次に、AIワーカーで、入退社に伴うSaaSアカウント処理とライセンス期限の管理を一括で代行するためのマニュアルを作成し、SmartHR、Google Workspace、cybozu.com共通管理、Google スプレッドシート、Gmail、Slackのアクションを使用ツールとして設定します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの設定では、管理しているシートのIDや取得対象とする範囲を、自社のフォーマットに合わせて正確に指定してください。
- AIワーカーの指示内容(プロンプト)を調整することで、アカウント発行時の付与権限のルールや、Slackに通知する際の文章構成を自由に変更可能です。
- 通知先のSlackチャンネルを、人事労務や情報システム部門など、適切な報告先に合わせて設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、SmartHR、Google Workspace、cybozu.com共通管理、Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
- Google Workspace、cybozu.com共通管理はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
- AIワーカー内で20件を超える大容量データの取得やループ処理を行うと、タスクを著しく消費する可能性があるためご注意ください。
類似したテンプレートをご紹介!
すべてのテンプレートを見る
使用しているアプリについて
AIワーカー
を使ったテンプレート
Google Driveに資料を保存したら、AIワーカーでNotionにWBSを自動生成しプロジェクト管理を効率化する
Google Driveの特定フォルダに資料が追加されるとAIエージェント(AIワーカー)が解析し、NotionにWBSを自動生成するフローです。プロジェクト初期のタスク洗い出しや優先順位付けの工数を削減します。
Google スプレッドシートに候補者が追加されたら、AIワーカーでスカウト文を生成し追記と通知を行う
Google スプレッドシートに候補者情報を追加するだけで、AIエージェント(AIワーカー)がNotionの採用情報を基に最適なスカウト文と面接質問を自動生成するフローです。サマーインターンや本選考の繁忙期でも、学生のガクチカからポテンシャルを捉えたパーソナライズ文面を効率的に作成できます。ダイレクトリクルーティングの返信率を向上させ、採用担当者の負担を軽減したい方におすすめです。
定期的にAIワーカーでGoogle スプレッドシートのアンケート回答を分析し、レポート作成とSlack通知を自動化する
Google スプレッドシートのアンケート回答を定期的に取得し、AIワーカーが傾向を分析してSlackに通知するフローです。集計から分析、共有までを自動化することで、スムーズな意思決定やサービス改善を支援します。データの処理工数を削減し、顧客の声をタイムリーに施策へ活かしたい方におすすめです。
cybozu.com共通管理
を使ったテンプレート
@pocketで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与する
@pocketで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与するフローです。@pocketの情報を引用し手入力を省くことで、手作業によるミスを省き登録情報の正確性を保つことができます。
Airtableで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与する
Airtableで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与するフローです。Airtableの登録内容を引用してアカウント登録を行うことで、手入力の手間を省くだけでなく、ヒューマンエラーの防止にもつながります。
JUST.DBで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与する
JUST.DBで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与するフローです。入社関連の業務を自動化することで手間を省くだけでなく業務漏れや入力ミスなどのヒューマンエラーを防止し、担当者の負担軽減につながります。
Gmail
Gmail
を使ったテンプレート
Gmailで受信したPDFファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
Gmail受信時にAI-OCRで添付PDFを読み取りDiscordチャンネルへ自動通知するフローです。確認・転記の手間や共有漏れを防ぎ、正確な情報共有と作業時間の創出を支援します。
Gmailで受信した内容をAIで要約して、通知する
Gmailで特定メールを受信したらYoomが本文をAI要約し指定先に送信するフローです。メール確認の手間や重要情報の見落としを抑え、内容把握を速めます。さらにキーワード設定で対象も絞り込めます。
Gmailで特定のメールを受信したら、Larkに要約を通知する
Gmailの特定メールをAIが要約してLarkに自動共有するフローです。転記や見落としを防ぎ、情報共有を手早く正確に行えます。チームが重要メールを迅速に把握できるため、確認作業の時間も削減できます。
Google スプレッドシート
Google スプレッドシート
を使ったテンプレート
Google スプレッドシートで行が追加されたらAirtableのレコードを作成する
Google スプレッドシートで新しい行が追加されると、Airtableに自動でレコードを作成する業務ワークフローです。YoomのAPI連携機能により、手動入力の手間やミスを減らし、迅速かつ正確な情報共有が可能になります。
Google スプレッドシートに行が追加されたらMicrosoft Teamsでチームを作成する
Google スプレッドシートに行が追加されるとMicrosoft Teamsのチームを自動生成するフローです。手作業の転記や二重入力をなくし、作成漏れや入力ミスを抑えながら立ち上げを早められます。
Google スプレッドシートで行が追加されたらジョーシスで従業員を登録する
Google スプレッドシートに行を追加するとジョーシスへ従業員を自動登録するフローです。転記作業を省き入力ミスの発生を抑え、入社手続きの負担を軽減できます。
Google Workspace
Google Workspace
を使ったテンプレート
Airtableにレコードが追加されたら、Google Workspaceにユーザーを追加する
Airtableに追加したメンバー情報を自動でGoogle Workspaceに登録するフローです。二重入力をなくし、転記ミスや登録漏れを抑えてアカウント発行の手間を減らし、担当者の運用負荷も軽くなります。
Boxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle Workspaceに自動で新規ユーザーを追加する
Boxにアップされた社員情報ファイルをOCRで読み取りGoogle Workspaceにユーザーを登録するフローです。手入力の手間や入力漏れを抑え、アカウント発行をスムーズに行えます。
Discordにメッセージが送信されたら、Google Workspaceに自動でユーザーを追加する
Discordのチャンネル投稿をトリガーにGoogle Workspaceへユーザーを自動追加するフローです。手作業の発行時間を短縮し、入力ミスやアカウント作成漏れを防げます。
Slack
を使ったテンプレート
Slackのメッセージにスタンプが押されたら、Google スプレッドシートにメッセージ内容を追加する
Slackのメッセージにスタンプを押すだけで内容と投稿情報をGoogle スプレッドシートへ自動転記するフローです。手作業の入力やコピー&ペーストを減らし、転記漏れや打ち間違いを防げます。
Apolloでコンタクトが作成されたら、Slackに自動で通知する
Apolloで新規コンタクトが作成されるとSlackチャンネルへ自動通知するワークフローです。手動転記の手間や連絡の遅延・漏れを抑え、営業チームの情報共有をスムーズかつ迅速にし、属人化も防げます。
Apolloでコンタクトが更新されたらSlackに通知する
Apolloのコンタクト更新を検知しSlackに自動通知するフローです。手動転記の手間と共有遅延を減らし、営業チームの機会損失を防いで迅速な情報連携を実現します。
SmartHR
を使ったテンプレート
SmartHRに登録された従業員情報をNotionに追加しSlackに通知する
SmartHR登録をきっかけにNotionへ従業員情報を追加しSlackへ知らせるフローです。二重入力の手間と入力ミスを抑え、関係者への共有をスムーズにして入社対応を円滑にします。
Airtableで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加する
Airtableで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加するフローです。SmartHRへの従業員情報の追加作業が効率化されるため、誤入力や追加漏れといったヒューマンエラーの防止をすることが可能です。
@pocketで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加する
@pocketで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加するフローです。SmartHRへのデータ入力が自動化されるため、ツール間のデータの整合性が保たれ、管理業務にかける工数を削減することが可能です。
使用しているアプリについて
AIワーカー
AIワーカー
詳しくみるテンプレート
Google Driveに資料を保存したら、AIワーカーでNotionにWBSを自動生成しプロジェクト管理を効率化する
Google Driveの特定フォルダに資料が追加されるとAIエージェント(AIワーカー)が解析し、NotionにWBSを自動生成するフローです。プロジェクト初期のタスク洗い出しや優先順位付けの工数を削減します。
Google Driveに資料を保存したら、AIワーカーでNotionにWBSを自動生成しプロジェクト管理を効率化する
Google スプレッドシートに候補者が追加されたら、AIワーカーでスカウト文を生成し追記と通知を行う
Google スプレッドシートに候補者情報を追加するだけで、AIエージェント(AIワーカー)がNotionの採用情報を基に最適なスカウト文と面接質問を自動生成するフローです。サマーインターンや本選考の繁忙期でも、学生のガクチカからポテンシャルを捉えたパーソナライズ文面を効率的に作成できます。ダイレクトリクルーティングの返信率を向上させ、採用担当者の負担を軽減したい方におすすめです。
Google スプレッドシートに候補者が追加されたら、AIワーカーでスカウト文を生成し追記と通知を行う
定期的にAIワーカーでGoogle スプレッドシートのアンケート回答を分析し、レポート作成とSlack通知を自動化する
Google スプレッドシートのアンケート回答を定期的に取得し、AIワーカーが傾向を分析してSlackに通知するフローです。集計から分析、共有までを自動化することで、スムーズな意思決定やサービス改善を支援します。データの処理工数を削減し、顧客の声をタイムリーに施策へ活かしたい方におすすめです。
定期的にAIワーカーでGoogle スプレッドシートのアンケート回答を分析し、レポート作成とSlack通知を自動化する
cybozu.com共通管理
Yoomではcybozu.com共通管理のAPIとノーコードで連携し、cybozu.com共通管理の操作を自動化することが可能です。
例えば、新しく従業員が入社した際に自動的にcybozu.com共通管理に従業員を登録してkintoneやGaroonの権限を付与したり、従業員が退職した際に自動的にkintoneやGaroonからユーザーアカウントを削除するといったことが可能です。
詳しくみるテンプレート
@pocketで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与する
@pocketで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与するフローです。@pocketの情報を引用し手入力を省くことで、手作業によるミスを省き登録情報の正確性を保つことができます。
@pocketで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与する
Airtableで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与する
Airtableで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与するフローです。Airtableの登録内容を引用してアカウント登録を行うことで、手入力の手間を省くだけでなく、ヒューマンエラーの防止にもつながります。
Airtableで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与する
JUST.DBで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与する
JUST.DBで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与するフローです。入社関連の業務を自動化することで手間を省くだけでなく業務漏れや入力ミスなどのヒューマンエラーを防止し、担当者の負担軽減につながります。
JUST.DBで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与する
Gmail
YoomではGmailのAPIとノーコードで連携し、Gmailからのメール送信を自動化することが可能です。請求書や契約書などを自動的に作成しGmail経由で送付したり、問い合わせなどに対して自動的に返信を行うことができます。
詳しくみるテンプレート
Gmailで受信したPDFファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
Gmail受信時にAI-OCRで添付PDFを読み取りDiscordチャンネルへ自動通知するフローです。確認・転記の手間や共有漏れを防ぎ、正確な情報共有と作業時間の創出を支援します。
Gmailで受信したPDFファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
Gmailで受信した内容をAIで要約して、通知する
Gmailで特定メールを受信したらYoomが本文をAI要約し指定先に送信するフローです。メール確認の手間や重要情報の見落としを抑え、内容把握を速めます。さらにキーワード設定で対象も絞り込めます。
Gmailで受信した内容をAIで要約して、通知する
Gmailで特定のメールを受信したら、Larkに要約を通知する
Gmailの特定メールをAIが要約してLarkに自動共有するフローです。転記や見落としを防ぎ、情報共有を手早く正確に行えます。チームが重要メールを迅速に把握できるため、確認作業の時間も削減できます。
Gmailで特定のメールを受信したら、Larkに要約を通知する
Google スプレッドシート
YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。
詳しくみるテンプレート
Google スプレッドシートで行が追加されたらAirtableのレコードを作成する
Google スプレッドシートで新しい行が追加されると、Airtableに自動でレコードを作成する業務ワークフローです。YoomのAPI連携機能により、手動入力の手間やミスを減らし、迅速かつ正確な情報共有が可能になります。
Google スプレッドシートで行が追加されたらAirtableのレコードを作成する
Google スプレッドシートに行が追加されたらMicrosoft Teamsでチームを作成する
Google スプレッドシートに行が追加されるとMicrosoft Teamsのチームを自動生成するフローです。手作業の転記や二重入力をなくし、作成漏れや入力ミスを抑えながら立ち上げを早められます。
Google スプレッドシートに行が追加されたらMicrosoft Teamsでチームを作成する
Google スプレッドシートで行が追加されたらジョーシスで従業員を登録する
Google スプレッドシートに行を追加するとジョーシスへ従業員を自動登録するフローです。転記作業を省き入力ミスの発生を抑え、入社手続きの負担を軽減できます。
Google スプレッドシートで行が追加されたらジョーシスで従業員を登録する
Google Workspace
YoomではGoogle WorkspaceのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。例えば、新入社員の入社時にGoogle Workspaceのアカウントを自動的に発行するといったことができます。また、YoomのデータベースにGoogle Workspaceの従業員情報を自動的に同期し、様々な用途で活用することが可能です。
詳しくみるテンプレート
Airtableにレコードが追加されたら、Google Workspaceにユーザーを追加する
Airtableに追加したメンバー情報を自動でGoogle Workspaceに登録するフローです。二重入力をなくし、転記ミスや登録漏れを抑えてアカウント発行の手間を減らし、担当者の運用負荷も軽くなります。
Airtableにレコードが追加されたら、Google Workspaceにユーザーを追加する
Boxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle Workspaceに自動で新規ユーザーを追加する
Boxにアップされた社員情報ファイルをOCRで読み取りGoogle Workspaceにユーザーを登録するフローです。手入力の手間や入力漏れを抑え、アカウント発行をスムーズに行えます。
Boxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle Workspaceに自動で新規ユーザーを追加する
Discordにメッセージが送信されたら、Google Workspaceに自動でユーザーを追加する
Discordのチャンネル投稿をトリガーにGoogle Workspaceへユーザーを自動追加するフローです。手作業の発行時間を短縮し、入力ミスやアカウント作成漏れを防げます。
Discordにメッセージが送信されたら、Google Workspaceに自動でユーザーを追加する
Slack
YoomではSlackのAPIをノーコードで活用することができます。YoomとSlackを連携することで、様々なSaaSとSlackを自由に連携し、あらゆる通知をSlackで受け取ることが可能です。また、Slackにメッセージが送信されたことをトリガーにボットを起動することも可能です。
詳しくみるテンプレート
Slackのメッセージにスタンプが押されたら、Google スプレッドシートにメッセージ内容を追加する
Slackのメッセージにスタンプを押すだけで内容と投稿情報をGoogle スプレッドシートへ自動転記するフローです。手作業の入力やコピー&ペーストを減らし、転記漏れや打ち間違いを防げます。
Slackのメッセージにスタンプが押されたら、Google スプレッドシートにメッセージ内容を追加する
Apolloでコンタクトが作成されたら、Slackに自動で通知する
Apolloで新規コンタクトが作成されるとSlackチャンネルへ自動通知するワークフローです。手動転記の手間や連絡の遅延・漏れを抑え、営業チームの情報共有をスムーズかつ迅速にし、属人化も防げます。
Apolloでコンタクトが作成されたら、Slackに自動で通知する
Apolloでコンタクトが更新されたらSlackに通知する
Apolloのコンタクト更新を検知しSlackに自動通知するフローです。手動転記の手間と共有遅延を減らし、営業チームの機会損失を防いで迅速な情報連携を実現します。
Apolloでコンタクトが更新されたらSlackに通知する
SmartHR
YoomではSmartHRのAPIをノーコードで活用することができます。新入社員の入社時にSmartHRに新たに従業員を登録したり、社内で組織変更が行われた際にSmartHR内の部門情報を一括更新することが可能です。また、SmartHRの従業員情報や他SaaSの情報をYoomデータベースに集約し、従業員情報の一元管理まで実現します。
詳しくみるテンプレート
SmartHRに登録された従業員情報をNotionに追加しSlackに通知する
SmartHR登録をきっかけにNotionへ従業員情報を追加しSlackへ知らせるフローです。二重入力の手間と入力ミスを抑え、関係者への共有をスムーズにして入社対応を円滑にします。
SmartHRに登録された従業員情報をNotionに追加しSlackに通知する
Airtableで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加する
Airtableで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加するフローです。SmartHRへの従業員情報の追加作業が効率化されるため、誤入力や追加漏れといったヒューマンエラーの防止をすることが可能です。
Airtableで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加する
@pocketで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加する
@pocketで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加するフローです。SmartHRへのデータ入力が自動化されるため、ツール間のデータの整合性が保たれ、管理業務にかける工数を削減することが可能です。
@pocketで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加する
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
アクションがありません
フローボットオペレーション
アクションがありません
フローボットトリガー
アクションがありません
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション