DX Suiteで読み取った領収書データをMicrosoft Excelへ自動登録して完了をMicrosoft Teamsに通知する
DX Suiteで読み取った領収書データをMicrosoft Excelへ自動登録して完了をMicrosoft Teamsに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
DX Suite
と
Microsoft Excel
と
Microsoft Teams
と
OneDrive
を自動連携できます。
■概要
DX Suiteで領収書などを読み取った後、その内容をMicrosoft Excelへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、OneDriveにファイルをアップロードするだけで、DX SuiteのAPIを利用したOCR読み取りからMicrosoft Excelへのデータ登録、さらにはMicrosoft Teamsへの完了通知までの一連の流れを自動化し、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DX Suiteで読み取ったデータを手作業でMicrosoft Excelに入力している経理担当者の方
- DX Suiteの連携などを活用して、領収書や請求書などの帳票処理を自動化したいと考えている方
- チーム内の定型業務における工数を削減し、人的ミスの発生防止を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイルアップロードを起点に一連の処理が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた転記作業などの時間を短縮できます。
- DX Suite apiを介したシステム間の自動連携によって、手作業で発生しがちな転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDrive、DX Suite、Microsoft Excel、Microsoft TeamsをそれぞれYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションの分岐機能で、特定のファイルのみを処理対象とするなどの条件分岐を設定します。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを連携します。
- 次に、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したOCRの読み取り結果を任意のセルに登録します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、処理完了の旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、ファイル名や拡張子などを条件に、処理対象とするファイルを任意に設定できます。例えば、PDFファイルのみを処理の対象とするといったカスタマイズが可能です。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャンネルやメンションを任意に設定できるほか、メッセージ本文も自由に編集できます。前段のオペレーションで取得したファイル名や読み取り結果などの情報を変数としてメッセージに含めることも可能です。
■注意事項
- DX Suite、OneDrive、Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
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チャネルにメッセージが送信されたら
チャットにメッセージが送信されたら
カレンダーにイベントが登録されたら
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特定のメッセージのスレッドに返信があったら
特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら
特定フォルダ内にフォルダが作成または更新されたら
フローボットオペレーション
請求書OCRの読み取り依頼を実行
請求書OCRの読み取り結果を取得
レシート・領収書OCRの読み取り依頼を実行
レシート・領収書OCRの読み取り結果を取得
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読取ユニットを登録
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ワークシート情報を取得
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テーブルを追加
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セルに値を入力
フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
アクションがありません
フローボットオペレーション
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