Gmailで見積依頼を受信したらAIワーカーで見積書を作成し、下書きメールの作成と社内通知をする
Gmailで見積依頼を受信したらAIワーカーで見積書を作成し、下書きメールの作成と社内通知をする
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
と
Gmail
と
Google スプレッドシート
と
Salesforce
と
Slack
を自動連携できます。
■概要
見積依頼への対応は、顧客情報の確認や計算、書類作成など、多くの工程を要する業務ではないでしょうか。特に依頼が重なると、手作業での転記ミスや対応の遅れが生じ、機会損失につながる懸念もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailでの見積依頼受信をきっかけに、Salesforceから顧客情報を取得し、AIが自動で見積計算から書類作成までを完結します。さらに、Gmailでの下書き作成とSlackへの通知まで自動化されるため、見積依頼の受信から回答準備までのプロセスを円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った見積依頼の情報を、Salesforceの顧客データと照合して手作業で計算している営業担当者の方
- 見積書の作成やメールの下書き作成といった定型業務を効率化し、顧客対応の質を向上させたいと考えているチームリーダーの方
- 見積依頼へのレスポンス速度を向上させ、営業機会の損失を最小限に抑えたいと考えている経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで依頼を受信してから見積書作成、メールの下書き保存までが自動化されるため、従来の手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- AIがSalesforceの正確な顧客情報を元に見積計算を行うため、手入力によるミスや転記漏れといったリスクの軽減につながります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Salesforce、Slack、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailの「新着メールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得」アクションを2回設定し、メールアドレスから担当者氏名を、IDから会社名をそれぞれ取得します。
- 次に、メールを読み取り見積計算を行い書類を発行するためのマニュアル（指示）を作成し、Gmail、Salesforce、Slack、Google スプレッドシートのアクションを使用ツールとしてAIワーカーに設定します。
- 次に、オペレーションでGmailの「メールの下書きを作成する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのレコード取得設定では、抽出条件を自社の運用に合わせてカスタマイズしてください。
- AIワーカーの指示内容（プロンプト）では、自社独自の見積計算ルールや、Google スプレッドシートのどのセルに値を取得し見積書を作成するかを具体的に指定してください。
- Slackの通知先チャンネルや、Gmailで作成する下書きメールの定型文を、用途に合わせて調整してください。
■注意事項
- Gmail、Salesforce、Slack、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
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フローボットトリガー
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フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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