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「Capsule CRMとXeroを使っていて、それぞれのデータを連携させたい！」
「Capsule CRMに登録された顧客情報をXeroに手作業で入力しており、手間がかかるうえに入力ミスも発生してしまう…」
このように、複数のSaaSを併用する上で、手作業でのデータ連携に限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Capsule CRMに新しい顧客情報が登録されたら、自動的にXeroにも連絡先として登録する仕組み</span>があれば、入力ミスを心配することなく、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、ぜひこの記事を参考に、日々の業務をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Capsule CRMとXeroを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Capsule CRMとXeroのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていた二つのツール間のデータ入力を自動化できます。
これにより、入力の手間やヒューマンエラーを削減し、業務全体の生産性を向上させることが可能になるでしょう。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Capsule CRMに新しい連絡先（Party）が追加された際に、その情報を自動で取得し、Xeroに新しい連絡先（Contacts）として登録します。
この連携により、<span class="mark-yellow">顧客情報を会計システムへ手動で転記する手間が一切なくなり、入力ミスによる請求漏れなどのリスクを未然に防ぐ</span>ことができるでしょう。
Capsule CRMで新しいタスクが作成された際に、タスクの詳細情報から必要なテキストを抽出し、その内容を基にXeroで発注書（Purchase Order）を自動で作成します。
この仕組みによって、<span class="mark-yellow">タスク管理から発注業務までを一気通貫で自動化し、手作業による発注書の作成漏れや記載ミスを防ぐ</span>ことが可能になるでしょう。
それでは、さっそく実際にCapsule CRMとXeroを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでCapsule CRMとXeroの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[Capsule CRM]／[Xero]
[Yoomとは]
今回は「Capsule CRMでNew Partyが検知されたら、XeroでContactsを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
まずはCapsule CRMの連携を進めていきましょう。
検索ボックスにCapsule CRMと入力し、アプリをクリックしてください。
Site addressを入力します。
Site addressはCapsule CRMにログイン後のURLを参照してください。
認証画面が表示されますので「Allow」をクリックしましょう。
これでマイアプリ連携がすべて完了しました！
以下の手順をご参照ください。
以下の「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたらテンプレートのコピーが完了です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。OKを押して設定を進めていきましょう。
以下の画面で、「New Party」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択します。
タイトルは任意でわかりやすいものを設定しましょう。
アカウント情報は、マイアプリ連携の際に設定したものになっているか確認してください。
アクションはデフォルトで入力されている状態のままで進めます。
すべて入力できたら「次へ」をクリックしましょう。
画面が切り替わったら、テストを実行します。
成功したら「次へ」をクリックして進みましょう。
次に行うテストではNew Partyが作成されている必要があります。
まだ、New Partyの情報を作成していない場合は、このタイミングで作成しておきましょう。
今回は以下の内容で作成してみました。
準備ができたら、テストを実行してみましょう。
テストが成功したら「取得した値」が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に「保存」をクリックして次へ進みましょう。
次に、追加されたNewPartyの情報をもとに、XeroでContactsを作成するアクションの設定を進めていきましょう。
赤枠の「Create or Update Contacts」をクリックします。
連携アカウントとアクションは、先ほどと同様に確認して次へ進んでください。
Tenant IDを入力します。
入力欄をクリックすると選択肢が表示されますので、候補の中から選びましょう。
FullName or OrganizationNameを入力します。
入力欄をクリックすると選択肢が表示されますので、先ほどのテストで取得した値の中から選びましょう。
このように、取得した値を用いて設定することで、Capsule CRMでNew Partyが作成されるごとに、異なる値をXeroへ動的に反映できます。
なお、取得した値を活用せず手入力すると、ずっと同じ値が入ったContactsがされてしまうため注意が必要です。
FirstNameとLastNameも同じく取得した値から選んで入力します。
ContactStatusはプルダウンから選択します。
PhoneNumberなど、その他の項目も必要に応じて入力しましょう。
こちらも同様に取得した値の中から選びます。
すべて入力できたらテストを実行してみましょう。
テストが成功すると、XeroでContactsが新たに作成されます。
問題なければYoomの画面に戻り「保存する」をクリックしましょう。
お疲れさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上ですべての設定が完了です！
今回はCapsule CRMからXeroへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にXeroからCapsule CRMへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Google スプレッドシートに新しい行が追加されたことをトリガーとして、その行情報を基にXeroで連絡先を作成し、さらにCapsule CRMにも連絡先（Party）を自動で作成します。
この連携は、<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートで管理しているリストから、会計システムとCRMの両方に一度の操作で顧客情報を登録できる</span>ため、データの一元管理と登録作業の効率化を実現できるでしょう。
Google フォームに新しい回答が送信された際に、その回答内容を基にXeroで発注書を作成し、同時にCapsule CRMに関連タスクを自動で作成します。
この仕組みを活用することで、<span class="mark-yellow">問い合わせや申し込みフォームへの回答を起点として、発注業務とタスク管理を自動で連動させ、対応漏れを防ぎながら迅速な業務遂行をサポート</span>できるでしょう。
今回ご紹介した連携以外でも、Capsule CRMやXeroのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Google スプレッドシートやGmail、Outlookなどの外部ツールから得たデータをもとに、Capsule CRM内のタスクや顧客情報を自動更新・作成できます。
例えば、Google スプレッドシートで行が更新されたらCapsule CRMのタスクを更新したり、特定のキーワードを含むメールを受信した際に新しいタスクを作成するなど、手動で行っていた作業を効率化できるでしょう。
これにより、タスク管理や顧客対応がスムーズに進み、より重要な業務に時間を充てることが可能です。
特定の顧客や商談の更新をトリガーに、請求書や顧客情報をXeroに自動で追加します。
また、オンラインストレージやOCRを使って、ファイル情報からデータを抽出し、Xeroにコンタクトを作成することも可能です。
これにより、業務の自動化が進み、入力ミスを防ぎつつ効率的に管理ができるようになります。
Capsule CRMとXeroの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">顧客情報や取引情報のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は常に正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、日々の繰り返し作業から解放され、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携が失敗した場合、どのようにエラーを検知できますか？
A：Yoomでは進行していたフローボットがエラーとなり、停止された場合にワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、アクション設定時の「テスト」ボタンでもエラーがあれば内容が表示されます。
詳しくはこちらのページをご確認ください。
それでも解決しない場合は、下記よりお問い合わせください。
Q：特定の条件を満たすデータのみを連携させることは可能ですか？
はい、可能です。
例えば今回ご紹介したフローボットの場合、Capsule CRMとXeroのアクションの間に「分岐オペレーション」を作成することで、任意の条件を満たすコンタクトのみを連携できます。
詳しい設定方法は「分岐」の設定方法をご確認ください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：既存の連絡先情報を更新した場合も同期できますか？
A：はい、可能です。
Capsule CRMのトリガー設定の際、トリガーアクションを「Updated Party」に変更して設定を進めていただくことで、連絡先情報の更新を連携することができます。
フローの設定方法については下記リンクを参考にしてください。
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