■概要
Notionで案件やタスク管理を行っているものの、請求のタイミングになるとMisocaを開いて手作業で請求書を作成・送付しており、手間や二度手間を感じることはないでしょうか。こうした手作業は、入力ミスや請求漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionのステータス更新をきっかけに、Misocaでの請求書作成から送付までを自動化し、請求業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで案件管理を行い、Misocaで請求書発行を手作業で行っている方
- 請求書の発行漏れや、二重入力によるヒューマンエラーを防止したい経理担当者の方
- バックオフィス業務の定型作業を自動化し、生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionでステータスを更新するだけでMisocaの請求書が自動作成・送信されるため、手作業による転記や送信作業の時間を短縮できます。
- 手作業で起こりがちな請求情報の入力ミスや、ステータス更新の見落としによる請求漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとMisocaをYoomと連携します。
- トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を設定し、対象のデータベースを指定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、Notionの特定のステータス（例：「請求対応」）になった場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
- オペレーションでNotionの「レコードを取得する」を設定し、更新されたページから請求に必要な情報を取得します。
- オペレーションでMisocaの「特定の取引先に基づく送り先IDを取得」を設定し、Notionの情報から請求先を特定します。
- オペレーションで承認機能を設定し、担当者に請求書作成の承認を依頼します。
- 承認後、オペレーションでMisocaの「請求書を作成」と「請求書PDFを取得」を設定し、取得した情報をもとに請求書を作成・取得します。
- データを操作・変換するの「ファイル名の変換」を行い、送付する請求書のファイル名を変換します。
- 最後に、オペレーションでYoomの「メールを送る」を設定し、取得した請求書PDFを添付して取引先に自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メール送信のオペレーションでは、宛先(To, Cc, Bcc)、件名、本文を自由にカスタマイズすることが可能です。
- Notionから取得した取引先名や金額などの情報を変数として本文や件名に差し込んだり、定型文を設定したりと、柔軟なメール作成ができます。
■注意事項
- NotionとMisocaのそれぞれとYoomを連携してください。
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