Salesforceに商談オブジェクトが登録されたら、見積書を発行しBoxに格納する

■概要

Salesforceで商談が成立するたびに、手作業で見積書を作成してBoxへ格納していませんか？この定型業務は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい課題もあります。このワークフローを活用すれば、Salesforceに商談情報が登録されるだけで、Google スプレッドシートを元にした見積書の自動発行からBoxへの格納までを自動化してこれらの課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceでの商談成立後、見積書発行と格納作業に手間を感じている営業担当者の方
• 手作業による書類作成とファイル管理での、入力ミスや格納漏れを防止したい方
• 営業部門の定型業務を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceへの商談登録を起点に見積書発行とBoxへの格納が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動でデータ転記からファイル保存までを行うため、手作業による入力間違いや格納漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. Salesforce、Google スプレッドシート、BoxをYoomと連携します。
2. トリガーでSalesforceを選択し「商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というトリガーアクションを設定します。
3. オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで登録された商談情報を取得します。
4. オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報を用いて見積書を発行します。
5. オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行された見積書ファイルを格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートで見積書を発行する際に、自社で利用しているフォーマットのファイルを雛形としてご用意ください。
• Boxへファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダを任意に指定できます。

■注意事項

• Salesforce、Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。