Microsoft Teamsの投稿から抽出したデータをもとにChatGPTでレポートを自動作成する

■概要

Microsoft Teamsの特定チャネルに投稿される情報を、都度手作業でまとめてレポートを作成する業務に手間を感じていないでしょうか。
また、手作業であるがゆえに情報の見落としや転記ミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへの投稿をトリガーに、投稿内容から必要なデータを抽出し、ChatGPTが自動でレポートを作成します。
報告業務の自動化により、作業時間の短縮と正確性の向上が実現するはずです。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsの投稿内容を基に、定期的なレポート作成を行っている方
• ChatGPTを活用し、文章の要約や報告書作成を自動化したいと考えている方
• 日々の情報収集や集計作業の時間を削減し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿からレポート作成、通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた情報収集や転記にかかる時間を削減できます。
• 人の手によるコピー＆ペースト作業が不要になるため、情報の転記ミスや重要な投稿の見落としといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとChatGPTをYoomと連携します。
2. トリガーでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージが送信されたら」アクションを設定し、監視対象のチャネルを指定します。
3. 次に、AI機能「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、トリガーで取得したメッセージ内容から必要な情報を抽出します。
4. 続いて、ChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、抽出したデータを用いてレポートを作成するように指示します。
5. 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成されたレポートを指定のチャネルに投稿します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「テキストからデータを抽出する」では、前段のトリガーで取得したMicrosoft Teamsのメッセージ内容を変数として設定し、特定の形式でデータを抜き出すようにカスタムが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知アクションでは、レポートを投稿するチャネルを任意に設定できます。また、投稿する本文は、ChatGPTが生成した内容を変数として埋め込むだけでなく、定型文などを追記することも可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。