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Googleフォームの回答内容からAIワーカーで最適な資料選定・送信する
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Googleフォームの回答内容からAIワーカーで最適な資料選定・送信する
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■概要
Webサイトからのお問い合わせに対し、人力でリード登録や資料選定、メール送信を行う作業は、手間がかかるだけでなく対応の遅れを招く原因となります。このワークフローを活用すれば、Google フォームの回答内容をトリガーに、Salesforceへのリード登録からAIによる最適な資料選定、さらにはGmailでの資料送付までをシームレスに自動化できます。顧客の興味関心に合わせたパーソナライズされた対応を迅速に行うことで、営業活動のスピードと精度を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Google フォームでのお問い合わせ対応において、資料選定やメール送信を手作業で行っており、効率化したい営業担当者の方
Salesforceでのリード管理を徹底し、お問い合わせ後のフォローアップを遅延なく行いたいマーケティング担当者の方
複数の資料の中から顧客のニーズに合わせた最適な資料をAIに判断させ、自動で送付する仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google フォームの回答内容に基づきAIが自動で最適な資料を選定するため、手作業での資料確認や送付の手間を省き、対応スピードを高めることができます。
お問い合わせ情報のSalesforceへの登録から活動履歴の記録までが自動で行われるため、入力漏れを防ぎ、精度の高い顧客管理が実現します。
■フローボットの流れ
はじめに、Google フォーム、Salesforce、Google Drive、Gmail、SlackをYoomと連携します。
次に、トリガーとしてGoogle フォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します。
次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加」アクションを設定し、回答内容をリード情報として登録します。
次に、AIワーカーで、送信された内容からGoogle Driveのファイルを検索し資料を選定するためのマニュアルを作成し、Google Driveの「ファイルをダウンロード」アクションとGmailの「メールを送信する」アクションを使用ツールとして設定します。
次に、オペレーションでSalesforceの「リードに活動履歴を追加する」アクションを設定し、対応内容を記録します。
最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、対応完了をチームに通知します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AIワーカーの指示内容(プロンプト)にて、どの回答項目に基づいてGoogle Driveのどのフォルダから資料を検索するか、具体的なルールを調整してください。
Gmailで送信するメールの本文や件名は、自社のトーン&マナーに合わせて任意にカスタマイズしてください。
Slackでの通知先チャンネルや、通知するメッセージ内容を運用に合わせて変更してください。
■注意事項
Googleフォーム、Salesforce、Google Drive、Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「
Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法
」を参照ください。
Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
AIワーカーの基本設定は「
【AIワーカー】基本的な設定方法
」をご参照ください。
AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「
【AIワーカー】タスク実行数の計算方法
」ご参照ください。
AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「
【AIワーカー】マニュアルの作成方法
」をご参照ください。
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特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
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新しいチャンネルが作成されたら(Webhook)
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チャンネルでメンションされたら(複数ユーザー&グループ指定)
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フローボットトリガー
新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のキーワードを含むファイルが更新されたら
特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
フォルダを作成する
ファイルを複製する
特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索
ファイルを削除する
ファイルをアップロードする
ファイルをダウンロードする
Googleスプレッドシートをダウンロード
Googleスライドをダウンロード
Googleドキュメントをダウンロード
特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得
ファイル名を変更する
ファイル・フォルダ情報を取得
エクセルファイルをスプレッドシートに変換する
CSVファイルをスプレッドシートに変換する
指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する
ファイルをゴミ箱に移動する
ファイルやフォルダの権限のリストを取得
ファイル・フォルダの説明を更新
ファイルの格納先フォルダを変更
ファイルのショートカットを作成
ファイルのダウンロードやコピー操作の可否を設定する
特定フォルダ内のフォルダの一覧を取得
ファイルをGoogleドキュメントに変換する
Googleスプレッドシートをダウンロード(シートを指定)
ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更
特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索(ごみ箱を除く)
プレゼンテーションファイルをGoogleスライドに変換する
PDFファイルをGoogleドキュメントに変換する
特定の組織にファイルやフォルダの権限を付与する
特定のファイルを更新
ファイルやフォルダから権限を削除する
共有ドライブを作成
共有ドライブを検索
ファイルを複製する(詳細指定)
ファイル・フォルダを検索
フローボットトリガー
リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら
取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら
商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら
取引先責任者に新規レコードが登録されたら
リードオブジェクトにレコードが登録または更新されたら
取引先オブジェクトにレコードが登録または更新されたら
商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら
取引先責任者にレコードが登録または更新されたら
カスタムオブジェクトに新規レコードが登録されたら
カスタムオブジェクトにレコードが登録または更新されたら
行動オブジェクトにレコードが登録されたら
ToDoオブジェクトにレコードが登録されたら
アウトバウンドメッセージを受信したら
ファイルがアップロードされたら
カレンダーの予定が登録されたら
カレンダーの予定が更新されたら
カレンダーの予定が削除されたら
フローボットオペレーション
リードオブジェクトのレコードを取得
リードオブジェクトのレコードを更新
リードオブジェクトのレコードを作成
リードオブジェクトのレコードを検索
リードオブジェクトの最新のレコードを取得
取引先オブジェクトのレコードを取得
取引先オブジェクトのレコードを更新
取引先オブジェクトのレコードを作成
取引先オブジェクトのレコードを検索
商談オブジェクトのレコードを取得
商談オブジェクトのレコードを更新
商談オブジェクトのレコードを作成
商談オブジェクトのレコードを検索
取引先責任者オブジェクトのレコードを取得
取引先責任者オブジェクトのレコードを更新
取引先責任者オブジェクトのレコードを作成
取引先責任者オブジェクトのレコードを検索
カスタムオブジェクトのレコードを取得
カスタムオブジェクトのレコードを更新
カスタムオブジェクトのレコードを作成
カスタムオブジェクトのレコードを検索
ファイルとレコードを紐付ける
レコードと紐付けるファイルをアップロード
アップロードしたファイルのコンテンツIDを取得
リードオブジェクトのレコードを検索(削除済みレコードを除く)
取引先オブジェクトのレコードを検索(削除済みレコードを除く)
商談オブジェクトのレコードを検索(削除済みレコードを除く)
取引先責任者オブジェクトのレコードを検索(削除済みレコードを除く)
カスタムオブジェクトのレコードを検索(削除済みレコードを除く)
レポートをダウンロード
リードオブジェクトに活動履歴を登録
取引先オブジェクトに活動履歴を登録
商談オブジェクトに活動履歴を登録
取引先責任者オブジェクトに活動履歴を登録
リードオブジェクトにToDoを登録
取引先オブジェクトにToDoを登録
商談オブジェクトにToDoを登録
取引先責任者オブジェクトにToDoを登録
リードオブジェクトに行動を登録
取引先オブジェクトに行動を登録
商談オブジェクトに行動を登録
取引先責任者オブジェクトに行動を登録
商談にメールメッセージを登録
取引先にメールメッセージを登録
ユーザーオブジェクトのレコードを登録
メールメッセージを登録
メールメッセージを人物に関連付ける
カスタムオブジェクトにメールメッセージを登録
カスタムオブジェクトに活動履歴を登録
カスタムオブジェクトにToDoを登録
カスタムオブジェクトに行動を登録
レコードに紐づくファイルのコンテンツIDを取得
最新のコンテンツバージョンIDを取得
ファイルをダウンロード
契約オブジェクトのレコードを取得
契約オブジェクトのレコードを更新
契約オブジェクトのレコードを作成
契約オブジェクトのレコードを削除
カレンダーを登録
ユーザーオブジェクトのレコードを検索
ユーザーオブジェクトのレコードを取得
取引先オブジェクトの行動を更新
取引先オブジェクトの行動を検索
ユーザー一覧を取得
取引先一覧を取得
取引先責任者一覧を取得
商談一覧を取得
リード一覧を取得
ケース一覧を取得
キャンペーン一覧を取得
オブジェクト一覧を確認
カスタムオブジェクト一覧を取得
ChatterグループID一覧を取得
Chatterをユーザーに投稿
Chatterを取引先に投稿
Chatterを取引先責任者に投稿
Chatterを商談に投稿
Chatterをリードに投稿
Chatterをケースに投稿
Chatterをキャンペーンに投稿
Chatterをカスタムオブジェクトに投稿
ChatterをChatterグループに投稿
チャンネル一覧を取得
ユーザーオブジェクトのレコードの更新
ユーザーロールを作成
ユーザーロールを割り当て
ユーザーオブジェクトの権限セット割り当ての作成
商談オブジェクトのレコードに契約オブジェクトのレコードを紐付ける
ユーザーオブジェクトの権限セット割り当てを削除
ユーザーを指定グループに追加
ユーザーを指定グループから削除
Chatterを投稿
Chatterグループにユーザーを追加
ファイル名を取得
メールメッセージを取得
SOQLを使用してレコードを検索
フローボットトリガー
メッセージがチャンネルに投稿されたら
ファイルがチャンネルに投稿されたら
メッセージがチャンネルに投稿されたら(Webhook)
メッセージにスタンプが押されたら(Webhook)
チャンネルでメンションされたら
指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら
Slackアプリがメンションされたら(Webhook)
チャンネルでメンションされたら(複数ユーザー指定)
指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら(正規表現で指定)
新しいチャンネルが作成されたら(Webhook)
メッセージがスレッドに投稿されたら(Webhook)
チャンネルでメンションされたら(複数ユーザー&グループ指定)
メッセージのスタンプが削除されたら(Webhook)
フローボットオペレーション
チャンネルにメッセージを送る
ダイレクトメッセージを送る
チャンネル内のメンバーIDを取得する
チャンネルを作成
チャンネルにメンバーを招待
ユーザーグループの一覧を取得
スレッドにメッセージを送る
チャンネルをアーカイブ
スレッドのメッセージを取得
パブリックチャンネルの一覧を取得
プライベートチャンネルからメンバーを退出させる
メールアドレスでユーザーを検索
ユーザー情報を取得
特定のメッセージを取得
メッセージのリンクを取得
メッセージを削除
ユーザーグループ内のユーザー一覧を取得
特定のメッセージのリアクション一覧を取得
ユーザーグループを作成する
チャンネルのメッセージ一覧を取得
アタッチメントを指定しチャンネルにメッセージを送る
リストの行一覧を取得
リストを作成
リストを更新
特定のリストの行を取得
リストのアクセス権を削除
Tab 1
Tab 2
Tab 3
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