■概要
freeeサインで契約が締結されるたびに、顧客管理を行っているSPIRALの情報を手作業で更新していませんか。「この一連の作業は手間がかかるうえ、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、freeeサインで文書の状態が変更されたことをトリガーに、SPIRALの情報を自動で更新できるため、契約管理に伴う業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- freeeサインとSPIRALを併用し、契約情報と顧客情報を管理している方
- 手作業でのデータ転記に時間を要しており、業務の非効率性を感じている方
- 契約締結後の情報連携を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- freeeサインでの契約完了後、自動でSPIRALの情報が更新されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業による転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れを防ぎ、データの正確性を維持できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、freeeサインとSPIRALをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでfreeeサインを選択し、「文書の状態が変更されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、文書のステータスが「完了」になった場合のみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでSPIRALの「レコードを登録」または「レコードを更新」アクションを設定し、契約情報を自動で反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、freeeサインから取得した文書のステータス情報などを基に、後続のオペレーションを分岐させるための条件を任意に設定してください。
- SPIRALの「レコードを登録」アクションでは、登録先のアプリIDやデータベースID、登録する情報を、固定値や前段のアウトプットから選択して設定してください。
- SPIRALの「レコードを更新」アクションでは、上記の項目に加えて、更新対象を特定するためのレコードIDを任意に設定してください。
■注意事項
- freeeサイン、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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