■概要
顧客との会議日程の調整は、重要なコミュニケーションの一つですが、SPIRALで顧客情報を確認し、Googleカレンダーに予定を手入力、さらにOutlookを開いて会議URLを送信する、といった一連の作業は手間がかかります。このワークフローを活用すれば、SPIRALの画面からワンクリックでGoogleカレンダーへの予定登録とOutlookでの会議URL送信が完了するため、日程調整業務の効率化と入力ミスなどのヒューマンエラー防止に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- SPIRALで顧客管理を行い、日常的に日程調整業務を行っている方
- GoogleカレンダーとOutlookを使った手作業での予定登録や通知に手間を感じている方
- 顧客とのコミュニケーションを効率化し、コア業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SPIRALの情報をもとにカレンダー登録とメール送信が自動化されるため、これまで手作業で行っていた日程調整の時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、日時の誤登録や会議URLの送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SPIRAL、Googleカレンダー、OutlookをYoomと連携します。
- トリガーとして、Chrome拡張機能トリガーを選択し、SPIRALのレコード詳細ページでフローボットを起動するように設定します。
- 次にオペレーションで、Googleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、SPIRALのレコード情報をもとに会議予定を作成します。
- 最後にオペレーションで、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した予定の会議URLを含む案内メールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーに予定を作成する際、件名や説明欄には固定のテキストを設定したり、SPIRALから取得した顧客名などの情報を変数として設定したりすることが可能です。
- Outlookのメール送信設定では、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由にカスタマイズできます。前段で取得した情報を変数として利用し、パーソナライズされたメールを作成することも可能です。
■注意事項
- SPIRAL、Googleカレンダー、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、SPIRAL上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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