フォームに添付されたファイルをDropboxとOneDriveに格納する

■概要

取引先や顧客からフォーム経由でファイルを受け取る際、バックアップやチーム共有のために複数のクラウドストレージへ手作業で格納していませんか。この一連の作業は手間がかかるだけでなく、格納漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用することで、フォームが送信されると添付されたファイルが自動でDropboxとOneDriveに格納されるため、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け取ったファイルをDropboxとOneDriveの両方へ手作業で格納している方
• ファイルのバックアップや部門間での共有のため、複数のクラウドストレージを併用している方
• 手作業によるファイルの格納漏れや二重作業を防ぎ、業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信と同時に添付ファイルが自動でDropboxとOneDriveに格納され、手作業でのアップロード時間を短縮できます。
• ファイルの格納漏れや格納先の間違いといった、手作業で起こりがちなヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の確実性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームで受け取ったファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでOneDriveを選択し、「ファイルをアップロード」アクションを設定し、同じくフォームで受け取ったファイルを指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、設問項目や内容を自由に編集し、独自の入力フォームを作成できます。
• Dropboxへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダパスやファイル名を任意に設定できます。
• OneDriveへのファイルアップロードでは、対象のドライブIDや格納先のフォルダ、ファイル名を任意に設定できます。

■注意事項

• Dropbox、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。