■概要
OneDriveの特定フォルダにファイルをアップロードするたび、手動でメールを作成し、ファイルを添付して送信する作業に手間を感じていませんか？この定型的な業務は、重要な情報共有である一方、ファイルの添付漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、ファイルのアップロードをトリガーにGmailでのファイル付きメールの送信までを自動化し、これらの課題の解決が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとGmailを使い、定期的に特定の相手へファイル共有を行っている方
- 手作業でのファイル添付や宛先指定によるミスや手間をなくしたいと考えている方
- チーム内でのファイル共有プロセスを標準化し、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイルアップロードをきっかけに自動でメールが送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間の短縮に繋がります。
- 手作業によるファイルの添付漏れや宛先の設定ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、ファイルを監視したいフォルダを任意で指定してください。
- Gmailのメール送信アクションでは、宛先（To, CC, BCC）を自由に設定できます。
- メールの件名や本文には、固定のテキストに加え、OneDriveから取得したファイル名などの情報やファイル事態を変数として設定することが可能です。
■注意事項
- OneDrive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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