Googleフォームから回答が送信されたら、Google 検索で関連情報を取得しGoogleカレンダーに予定を作成する

■概要

Googleフォームで受け付けたイベント予約や問い合わせに対し、手動で関連情報をGoogle検索し、Googleカレンダーに予定を登録する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、Google 検索による情報収集からGoogleカレンダーへの予定作成までを自動化できるため、一連のタスクを効率的に処理できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームの回答をもとに、Googleカレンダーへ手動で予定登録をしている方
• Google 検索で得た情報を参考に、Googleカレンダーでタスクや予定を管理している方
• GoogleフォームとGoogleカレンダー、Google 検索を連携させ業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答から予定作成までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
• 手作業による情報検索のばらつきや、Googleカレンダーへの転記ミスなどを防ぎ、正確な予定管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Googleカレンダー、Google 検索をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、フォームの回答内容から必要な情報を抽出します。
4. 次に、オペレーションでGoogle 検索を選択し、抽出した情報をもとに検索を実行します。
5. 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」を設定し、フォームの回答や検索結果を反映した予定を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガーでは、自動化の対象としたい任意のフォームを指定できます。
• AI機能によるテキスト抽出では、フォームの回答内容を変数として利用し、抽出したい項目を任意にカスタマイズすることが可能です。
• Google 検索のアクションでは、検索したいキーワードを固定値で設定したり、前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定したりできます。
• Googleカレンダーの予定作成では、予定のタイトルや説明欄などに、前段のオペレーションで取得した情報を変数として自由に設定可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Google 検索、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 検索の際は複数のキーワードを組み合わせることで、比較的正確な情報を取得することが可能です。