Googleカレンダーで予定が作成されたら、kintoneにレコードを追加する

■概要

Googleカレンダーで管理している顧客とのアポイントや社内会議の予定を、別途kintoneにも登録する作業に手間を感じていませんか。手作業での転記は、入力漏れや日時の間違いといったミスの原因にもなりかねず、重要な情報だからこそ正確性が求められます。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が作成されると同時に、kintoneへレコードが自動で追加されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleカレンダーの予定をkintoneで管理しており、手入力に手間を感じている方
• 顧客との打ち合わせ履歴などを、二重入力せずに一元管理したい営業担当者の方
• チームのスケジュール管理と案件管理の連携を効率化したいプロジェクトリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーに予定を登録するだけでkintoneにも自動で反映されるため、これまで転記作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの二重入力がなくなることで、転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとkintoneをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、Googleカレンダーから取得した予定の情報をkintoneのレコードに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーのトリガー設定では、連携の対象としたいカレンダーのIDを任意で設定してください。
• kintoneのオペレーション設定では、レコードを追加したいアプリのIDを指定し、どのフィールドに何の情報を追加するかを任意で設定してください。

■注意事項

• GoogleカレンダーとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。