■概要
フォームから送られてくる提案書の内容確認は、一つひとつファイルを開いて目を通す必要があり、手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームで受け取った提案書ファイルの内容をOCRで自動的に読み取り、AIが要約した上でDiscordに通知できます。提案書の確認からチームへの共有までが自動化され、迅速な意思決定を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取る提案書や資料の確認・共有に時間を要している営業担当者の方
- 受領した書類の内容を手作業で要約・転記しており、業務の非効率性を感じている方
- Discordを主な連絡手段とし、チーム内での情報共有の迅速化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に、内容の読み取りから要約、通知までが自動化されるため、手作業での確認や転記作業の時間を短縮することができます。
- 手作業による要約内容のブレや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、迅速で正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームトリガー」で提案書ファイルなどを添付できるフォームを作成します。
- 次に、オペレーションで「OCR機能」の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、フォームで送信されたファイルをテキストデータとして抽出します。
- 続いて、オペレーションで「AI機能」の「要約する」を設定し、OCRで読み取ったテキストを指定の条件で要約します。
- 最後に、オペレーションで「Discord」の「メッセージを送信」を設定し、AIが要約した内容を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、会社名や担当者名の入力欄など、必要に応じて質問項目を自由にカスタマイズすることが可能です。
- OCR機能では、読み取るファイルの添付方法や特定の項目のみを抽出する設定、使用するAIモデルや言語を任意で選択できます。
- AI機能の要約では、要約後の文字数や「箇条書きで」などの要約条件、言語を自由に設定できます。
- Discordへの通知アクションでは、メッセージを送信したいチャンネルを任意で指定してください。
■注意事項
- DiscordとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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