Googleカレンダーで特定の予定が作成されたら、Microsoft Teamsのカレンダーに同期する

■概要

Googleカレンダーに新しい予定を登録した後、Microsoft Teamsのカレンダーにも同じ内容を手作業で入力していませんか？ このような二度手間は時間がかかるだけでなく、入力ミスや連携漏れの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに特定の予定が作成された際に、その情報をMicrosoft Teamsのカレンダーへ自動で同期することが可能になり、日々のスケジュール管理業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleカレンダーとMicrosoft Teamsを併用し、予定を手動で二重入力している方
• 複数カレンダーの管理により、スケジュールの転記漏れや確認作業に手間を感じている方
• スケジュール管理の自動化によって、チーム全体の業務効率向上を目指す担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーへの予定登録をトリガーに、Microsoft Teamsへ自動で情報が同期されるため、これまで手作業での転記にかかっていた時間を削減できます。
• 手作業による情報の入力ミスや、カレンダー間の同期漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なスケジュール共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、お使いのGoogleカレンダーアカウントとMicrosoft TeamsアカウントをYoomと連携させます。
2. 次に、トリガーとしてGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したGoogleカレンダーに新しい予定が登録されるとフローが起動します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定します。これにより、特定の条件に合致する場合のみ後続の処理を実行するよう制御できます。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「カレンダーに予定を作成する」アクションを設定します。Googleカレンダーから取得した予定の件名、開始日時、終了日時などの情報を紐付け、Microsoft Teamsのカレンダーに予定を自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能の設定では、Googleカレンダーの予定が作成された際に取得できる情報（例えば、予定のタイトルや説明文に特定のキーワードが含まれているかなど）を基にして、Microsoft Teamsへの同期を実行するか否かの条件を細かく指定することが可能です。これにより、特定の会議だけを同期する、といった運用が実現できます。

■注意事項‍

• Googleカレンダー、Microsoft TeamsをYoomと連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。