Gmailで社員情報を受信したら、OCRしAIでタレントマネジメント向けスキルギャップを特定してAirtableに登録する

■概要

社員のスキル情報を効率的に管理し、タレントマネジメントに活かしたいと考えていても、Gmailで受信した履歴書や職務経歴書の内容を手作業で確認し、Airtableなどのデータベースへ転記する作業は手間がかかるものです。このワークフローを利用すれば、Gmailでの社員情報受信をトリガーに、OCR機能で書類から文字情報を抽出し、AI機能がスキルギャップを分析、その結果をAirtableへ自動で登録するため、これらの課題解決に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで社員情報を受け取り、Airtableでタレント情報を管理している人事担当者の方
• 社員のスキルデータを分析し、戦略的なタレントマネジメントの実現を目指している方
• OCRやAIを活用して、採用から育成までの人事関連業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの社員情報受信からAirtableへの登録までの一連の作業が自動化され、手作業にかかる時間を削減し、コア業務へ注力できます。
• 手作業による情報の転記ミスやスキル分析の抜け漏れを防ぎ、データに基づいた客観的なタレントマネジメントの精度向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailおよびAirtableをYoomと連携させます。
2. 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したラベルが付与されたメールがGmailに届いた際にフローが起動します。
3. 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定します。Gmailで受信したメールに添付されたファイルや本文中の画像から文字情報を抽出します。
4. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定します。OCRで抽出したテキストデータを元に、AIが社員のスキル情報やキャリアに関する情報を分析し、タレントマネジメント向けのスキルギャップなどを特定します。
5. 最後に、オペレーションでAirtableを選択し、「レコードを作成」アクションを設定します。AIによって生成されたスキルギャップ情報や関連データをAirtableの指定したテーブルに新しいレコードとして登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定する際、使用するOCRのエンジン（AIモデル）をYoomが対応している範囲で任意に選択し、読み取り精度を調整できます。
• AI機能で「テキストを生成する」アクションを設定する際、AIへの指示内容（プロンプト）を具体的に記述することで、抽出したいスキル項目や分析の視点、スキルギャップの特定方法などを業務に合わせて細かく調整できます。

■注意事項

• Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。