フォームでJPGファイルが送信されたら、オンラインツールでPDFに変換してSlackで共有する

■概要

日々の業務で発生するJPGファイルを、その都度オンラインツールなどを利用して手動でPDFに変換し、関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、フォームにJPGファイルを送信するだけで、RPAがオンラインツールを操作し自動でJPGをPDFに変換、指定のSlackチャンネルへ共有するまでの一連の流れを自動化できます。ファイル変換に関わる定型業務を効率化し、本来のコア業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 申請書や報告書などでJPGファイルの受け取りが多く、PDFに変換する手間を削減したい方
• 手動でJPGをPDFに変換し、その後の共有までの一連の作業を自動化したいと考えている方
• ファイル形式の変換作業を標準化し、チーム全体の業務効率を向上させたい管理職の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル送信を起点に、JPGからPDFへの変換、ファイル名の変更、Slackでの共有までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮します。
• ファイルのアップロードミスや変換後の共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackをYoomと連携します。
2. トリガーで「フォームトリガー」を選択し、JPGファイルをアップロードするための項目を含むフォームを作成します。
3. オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、任意のオンライン変換ツール上でJPGからPDFへの変換とダウンロードを行う操作を記録します。
4. 次に、オペレーションのデータ変換機能「ファイル名の変換」などを設定し、ダウンロードしたPDFのファイル名を任意のルールに基づき変更します。
5. 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、ファイル名が変更されたPDFを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、JPGファイルのアップロード項目以外にも、テキスト入力欄や選択式の質問など、業務に合わせて項目を自由に追加・設定できます。
• RPA機能のブラウザ操作は、普段お使いのオンラインファイル変換ツールに合わせて、アクセス先のURLや操作内容を自由に設定することが可能です。
• 変換後のファイル名は、データ変換機能を用いて、フォームで入力された情報や日付などを組み合わせた、分かりやすい名前に自動で変更できます。
• Slackへの通知は、共有したいチャンネルを任意で指定できるだけでなく、本文にフォームの回答内容などを変数として埋め込み、状況を伝えやすくできます。

■注意事項

• SlackとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。