■概要
Notionで従業員ディレクトリを管理しているものの、他のツールへの情報反映が手作業になっていませんか？手作業での転記は更新漏れや入力ミスの原因となり、正確な情報管理を難しくすることもあります。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースが更新されると、その情報が自動でGoogle スプレッドシートへ追加されるため、こうした情報管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで作成した従業員ディレクトリの情報を手作業で転記している方
- 従業員情報の更新漏れや入力ミスを防ぎ、正確な管理を実現したい人事・総務担当者の方
- NotionとGoogle スプレッドシートを併用し、情報の一元管理を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことができます。
- Notionの従業員ディレクトリを更新するだけでGoogle スプレッドシートにも自動で情報が反映され、データ管理の効率化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで「日付・日時形式の変換」を設定し、必要に応じて日付データのフォーマットを整えます
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する」アクションを設定し、更新されたページの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報を指定のスプレッドシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、追加先のファイルやシートを任意で指定してください。
- また、どの列にNotionから取得したどの情報（氏名、部署、入社日など）を反映させるかについても、任意で設定することが可能です。
■注意事項
- Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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