■概要

Notionで従業員ディレクトリを管理しているものの、情報が更新されるたびに関係者へ手作業で通知するのは手間がかかる上に、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Notionで管理しているemployee directoryのデータベースが更新された際に、その内容を自動でSlackへ通知することが可能であり、情報共有の遅延や漏れといった課題を解消し、管理業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで作成した従業員ディレクトリで情報管理を行っている総務・人事担当者の方
• 従業員情報の更新を手作業で関係者に通知しており、非効率を感じている方
• NotionとSlackを連携させて、社内の情報共有をより円滑に進めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionの従業員情報が更新されると自動でSlackに通知が送付されるため、手作業での共有にかかっていた時間を削減できます
• 手動での連携作業がなくなることで、通知漏れや誤った内容の共有といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとSlackをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を設定し、対象の従業員ディレクトリを指定します
3. 続いて、オペレーションで「日付・日時形式の変換」を設定し、通知メッセージに含める日付情報などを見やすい形式に整えます
4. 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する」アクションを設定し、更新された従業員情報の詳細を取得します
5. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した情報を含んだメッセージを特定のチャンネルへ送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackにメッセージを送信するオペレーションでは、通知先のチャンネルを用途に応じて任意に設定してください
• メッセージの本文には、前のオペレーションで取得した従業員の氏名や部署、役職といった情報を組み込むことができ、誰の情報が更新されたのか一目でわかる通知内容にカスタマイズすることが可能です

■注意事項

• ‍‍Notion、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。