■概要

Notionでイベント企画などを管理しているものの、新しい企画が追加された際の関係者への共有は手作業で行っていませんか？
手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れが発生するリスクもあります。

このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに新しいイベントプランが追加されると、その内容を自動でGmailから通知できます。NotionとGmailをスムーズに連携させることで、情報共有の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionでプロジェクト管理をしており、関係者への情報共有を効率化したいと考えている方
• NotionとGmailの連携を自動化し、手動での通知作成や共有漏れを防ぎたい方
• イベントプランニングなど、チームでの情報共有のスピードと正確性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionのデータベースが更新されると自動でメールが送信されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます
• 手動での連絡による通知漏れや伝達ミスを防ぎ、関係者へ必要な情報を正確に届けられます

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションの「日付・日時形式の変換」を利用し、取得した日付情報をメール通知に適した形式に整えます
4. 続けて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する」アクションを設定し、作成されたページのさらに詳細な情報を取得します
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を本文に含めて関係者にメールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでメールを送信するアクションでは、件名や本文にNotionから取得したイベント名や担当者といった情報を動的に埋め込むことが可能です
• 通知先のメールアドレス（To, Cc, Bcc）は、固定のアドレスを指定するだけでなく、Notionのページから取得した担当者のメールアドレスなどを設定することもできます

■注意事項

• ‍‍Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。