■概要

Notionで従業員ディレクトリを管理しているものの、情報が更新されるたびに関係者へ手動で連絡するのは手間がかかる作業です。また、手作業での通知は連絡漏れや遅延の原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionの従業員ディレクトリのデータベースが更新されると、指定した宛先へGmailで自動的に通知を送信できるため、情報共有を円滑にし、管理業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで作成した従業員ディレクトリの更新通知を自動化したい方
• 従業員情報の変更を手作業で関係部署に連絡しており、手間を感じている人事・総務担当者の方
• 入社や異動に伴うNotionの情報更新を、関係者へ迅速かつ確実に共有したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionの従業員ディレクトリ更新時に自動で通知が送られるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での通知による連絡漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を設定して、対象の従業員ディレクトリを指定します。
3. 続いて、オペレーションで「日付・日時形式の変換」を設定し、通知メールに含める日付情報などを任意のフォーマットに整えます。
4. 次に、Notionの「レコードを取得する」アクションで、更新されたページの具体的な情報を取得します。
5. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を含んだ通知メールを関係者へ送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先（To/Cc/Bcc）、件名、本文を任意の内容で設定してください。
• メールの件名や本文には、事前のNotionのアクションで取得した従業員名や更新された項目などの情報を組み込むことで、より具体的な内容の通知が可能です。

■注意事項

• ‍‍Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。