自身のチームの打刻状況など複数の情報をまとめて、メールやチャットに一覧で通知する

■概要

打刻情報など複数の情報をまとめて、チャット等に定期的に通知するフロー例です。

今回はkintoneに蓄積された打刻情報をスプレッドシートの関数で加工して通知するフローを紹介します。

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■事前準備

・予め打刻情報を蓄積するデータベースを用意します。※今回はkintoneを使用します。

・加工用のスプレッドシートを用意します。実際のスプレッドシートは以下でコピーしてお使いください。(閲覧のみのため必ずコピーしてください)

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1PipZ5rZJPe9Yf0YZjJ5TPQit7oHLpqIgZsDAE92wbhw/edit#gid=1612330990

・加工した値を取得するためのスプレッドシートを用意します。実際のスプレッドシートは以下でコピーしてお使いください。

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1PipZ5rZJPe9Yf0YZjJ5TPQit7oHLpqIgZsDAE92wbhw/edit#gid=1666998652

また、今回複雑な関数を用いることでYoomで自動化できる範囲を広げています。

関数は上記スプレッドシートをご確認いただきご自身の環境に落とし込んでください。

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■作成方法

①スケジュールトリガーを設定します。※今回は毎週月曜日の7時に起動する形としています。

②トリガー下の＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択し以下設定したらテスト・保存します。

・アクション：複数のレコードを取得する（最大500件）

・アプリID：指定のアプリIDを入力します。

・取得したいレコードの条件：指定の条件を入力します。組み合わせも可能です。(今回は指定のチームかつ共有済みのフラグにチェックがついていないという条件で取得します)

※指定のチームのメンバーでまだ共有フラグが立っていないメンバーの打刻情報をまとめるための設定です。

③＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからスプレッドシートを選択し、以下設定したらテスト・保存します。

・アクション：範囲に値を入力

・スプレッドシートID：事前に準備したスプレッドシートIDを候補から選択します。

・シート名：指定のシート名を選択します。(今回の例では事例8_打刻データ加工シートを選択)

・対象のセル範囲：A1:Aと入力します。

・入力する値：データを追加し、②で取得した社番や勤務時間を埋め込みます。

・方向：列方向

④＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからスプレッドシートを選択し、以下設定したらテスト・保存します。

・アクション：値を取得する

・スプレッドシートID：事前に準備したスプレッドシートIDを候補から選択します。

・シート名：指定のシート名を選択します。(今回の例では事例8_打刻者合算値取得用シートを選択)

・対象のセル範囲：E2:Eと入力します。

・方向：列方向

⑤＋マークを押し、データを操作・変換するオペレーションを選択して、以下を設定しテスト・保存します。

・変換タイプ：正規表現によるデータの置換

・置換対象：④で取得した値を埋め込みます。

・置換箇所を正規表現で指定：,　と入力します。

・置換後の文字列：\n　と入力します。

⑥＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからSlackを選択し、以下設定したらテスト・保存します。

・アクション：チャンネルにメッセージを送る

・投稿先のチャンネルID：指定のチャンネルIDを入力します。

・メッセージ内容：⑤で変換した値を埋め込みます。

⑦＋マークを押し、同じ処理を繰り返すオペレーションを選択して、以下を設定しテスト・保存します。

・オペレーション：②を選択します。

・アウトプット：レコードIDを選択します。

⑧ループ方面の＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択し以下設定したらテスト・保存します。

・アクション：レコードを更新する

・アプリID：指定のアプリIDを入力します。

・更新したいレコードの条件：フィールドコードをレコード番号に合わせて、⑦で取得した{{レコードIDのループ変数}}を埋め込みます。

・更新するフィールド：共有済みなどのフラグのフィールドにフラグを立てて更新します。