■概要
Jotformで収集したアンケートや問い合わせの回答を確認し、内容をまとめて関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。手作業でのコピペや要約は時間がかかるだけでなく、他の重要な業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Jotformに新しい回答が送信されると、ChatGPTがその内容を自動で要約し、PDFとして生成した上でGmailから関係者へ送信する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで収集した情報の確認や、関係者への共有作業を効率化したいと考えている方
- ChatGPTを活用して、フォームから得られた長文のテキスト情報を要約・整理したい方
- 複数のツールをまたいで発生する定型業務を自動化し、本来のコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの投稿から内容の要約、PDF化、メール送信までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや要約の抜け漏れ、メールの添付忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Jotform、ChatGPT、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信された回答内容を取得します。
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、取得した回答内容を要約するように指示します。
- 次に、オペレーションでGoogleスプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、要約されたテキストを元にPDFファイルを作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成したPDFファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で設定してください。
- ChatGPTのオペレーションでは、要約の文字数や形式など、プロンプト（指示文）を任意の内容にカスタムすることが可能です。
- Googleスプレッドシートの書類発行アクションでは、PDFのレイアウトや差し込む項目などを任意で設定したテンプレートを使用できます。
- Gmailの送信設定では、送信先のメールアドレスや件名、本文をJotformの取得内容に応じて任意で設定できます。
■注意事項
- Jotform、ChatGPT、Googleスプレッドシート、GmailとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
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