■概要
Jotformで集めた情報を元に一つひとつ手作業でGoogle 検索を行い、その結果をGoogle スプレッドシートに転記する作業に時間を取られていませんか。手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Jotformにフォームが送信されるだけでその内容を元にしたGoogle 検索が自動で実行され、取得した結果がGoogle スプレッドシートに出力されるため、こうした情報収集と転記に関わる課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで収集した情報を元にしたリサーチ業務に手間を感じている方
- Google 検索の結果を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- 定型的な情報収集作業を自動化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformへのフォーム送信を起点に情報収集から転記までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による検索やデータ転記が不要になるため、検索キーワードの入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Jotform、Google 検索、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択して「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでJotformの「最新の解答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの内容を取得します。
- 続いて、オペレーションでGoogle 検索の「検索結果を取得」アクションを設定し、前のステップで取得したフォームの解答を検索キーワードとして指定します。
- 次に、オペレーションの繰り返し処理機能を用いて、取得した複数の検索結果を一つずつ処理できるようにします。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、繰り返し処理で取り出した検索結果の情報を指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotform設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で選択してください。
- 繰り返し処理機能では、Google 検索で取得した結果（タイトル、URL、説明文など）の中から、スプレッドシートに出力したい項目を自由に選択して設定できます。
- Google スプレッドシートへの出力設定では、書き込み先のファイルやシートを任意で指定し、どの列にどの情報を出力するかを自由にマッピングすることが可能です。
■注意事項
- Google 検索、Jotform、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 検索の際は複数のキーワードを組み合わせることで、比較的正確な情報を取得することが可能です。
- JotformのWebhook設定と最新回答取得方法については下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581 - 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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