■概要
Boxに格納されたファイル情報を元に、手動で検索や情報収集を行っていませんか？こうした定型的な調査作業は時間がかかるだけでなく、検索キーワードの入力ミスや結果の転記漏れといったヒューマンエラーが発生しやすい業務です。このワークフローを活用することで、Boxへのファイルアップロードをトリガーに、ファイル内のテキストを元にしたGoogle 検索での情報収集から、Google スプレッドシートへの記録までを自動化します。google search boxに都度キーワードを入力する手間を省き、リサーチ業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxにアップロードされた情報を元に、手動で情報収集を行っているリサーチ担当の方
- google search boxなどで行う定型的な調査業務の自動化を検討している方
- Google スプレッドシートへの検索結果の転記作業に手間を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルが格納されると自動で検索と記録が実行されるため、これまで手作業で行っていた情報収集の時間を短縮することができます。
- 手作業によるキーワード入力や検索結果の転記が不要になり、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Box、Google 検索、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイル内のテキストを抽出します。
- 続けて、Google 検索の「検索結果を取得」アクションで、抽出したテキストを元に検索を実行します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、検索結果を指定のシートに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートへレコードを追加する際に、どの列にどの情報を記録するかを自由に設定できます。Google 検索で取得した結果のタイトルやURLなどを、指定した列にそれぞれ追加することが可能です。
- 検索結果の情報だけでなく、調査実行日や担当者名といった固定のテキスト情報を、特定列に毎回自動で入力するよう設定することもできます。
■注意事項
- Box、Google 検索、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
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