Googleカレンダーで予定が作成されたら、Google 検索で情報を取得し更新する

■概要

Googleカレンダーに新しい予定が入るたびに、関連情報を手動でGoogle 検索していませんか。例えば、商談相手の企業情報を調べたり、訪問先の住所を確認したりする作業は、一つ一つは小さくても積み重なると大きな手間になります。このワークフローは、Googleカレンダーへの予定登録をトリガーに、自動でGoogle 検索を実行し、得られた情報をAIが要約して予定に追記します。この連携により、情報収集の手間を省き、準備を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleカレンダーの予定作成後、手作業でGoogle 検索をして情報収集を行っている方
• 商談や会議前の情報収集を自動化し、準備時間を短縮したいと考えている方
• GoogleカレンダーとGoogle 検索を連携させ、定型業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーへの予定登録を起点に情報収集が自動化され、これまでGoogle 検索に費やしていた手作業の時間を短縮できます
• 手動での情報検索やコピー＆ペーストが不要になるため、検索漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとGoogle検索をYoomと連携します
2. トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します
3. オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、トリガーで取得した予定のタイトルから検索に必要なキーワードを抽出します
4. 次に、オペレーションでGoogle検索を選択し、「検索結果を取得」アクションで、抽出したキーワードを元に情報を検索します
5. さらに、オペレーションでAI機能の「要約する」を設定し、Google検索で得た結果を要約します
6. 最後に、Googleカレンダーの「予定を更新」アクションを設定し、要約した情報を該当の予定に追記します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーのトリガー設定では、対象とするカレンダーIDや、予定の種別、検索キーワードを任意で設定してください
• AI機能のテキスト抽出では、予定のタイトルや説明文など、どの情報から何を抽出するかを自由に設定できます
• Google検索で検索するキーワードは、前のステップで抽出した情報を変数として設定したり、固定の値を設定したりすることが可能です
• AI機能による要約では、Google検索の結果を変数として設定し、文字数などの要約条件を任意でカスタマイズできます
• 最後のGoogleカレンダーの更新アクションでは、要約した情報などを、予定のどの項目に追記するかを任意で設定してください

■注意事項

• Googleカレンダー、Google 検索のそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 検索の際は複数のキーワードを組み合わせることで、比較的正確な情報を取得することが可能です。