■概要
Googleカレンダーでスケジュールを管理する際、予定に関連する情報を別途Google 検索で調べて、手作業でカレンダーに転記する手間を感じていませんか。この一連の作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや抜け漏れの原因にもなり得ます。このワークフローは、GoogleカレンダーとGoogle 検索を連携させることで、こうした課題を解決します。特定の予定が作成されると、自動で関連情報を収集し、AIが要約した上でカレンダーを更新するため、情報収集の手間を省き、準備を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleカレンダーでの予定管理とGoogle 検索での情報収集を手作業で行っている方
- 商談や会議の前に、関連情報を自動で収集して準備を効率化したい営業・企画担当者の方
- AIを活用して、情報収集から要約までを自動化し、生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーへの予定登録だけでGoogle 検索による情報収集と要約が実行されるため、手作業で調べていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記漏れや検索内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確な情報を予定に反映させることが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとGoogle 検索をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が進むようにします。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、作成された予定の件名などから検索に必要なキーワードを抽出します。
- 次に、オペレーションでGoogle 検索を選択し、抽出したキーワードで検索を実行し、情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、取得した検索結果の情報を要約します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を更新」アクションを設定し、要約した情報を予定の詳細欄などに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるGoogleカレンダーでは、対象のカレンダーIDや、特定のキーワードを含む予定のみを対象とするよう設定をカスタマイズできます。
- 分岐機能では、予定の件名や参加者といった情報をもとに、後続の処理を実行するかどうかの条件を任意で設定することが可能です。
- AIによるテキスト抽出では、Googleカレンダーの予定から取得した情報を対象とし、検索に利用したい項目を自由に指定して抽出できます。
- Google 検索のアクションでは、検索キーワードとして、前のステップで抽出した情報や固定のテキストを組み合わせて設定できます。
- AIによる要約では、Google 検索で取得した情報を要約対象とし、文字数や要点の数など要約の条件をカスタマイズすることが可能です。
- 最後のGoogleカレンダーの更新アクションでは、要約した情報などを、予定のどの項目に追記するかを任意で設定できます。
■注意事項
- Googleカレンダー、Google検索のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
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