■概要
海外との取引で発生する英文契約書の対応に、時間や手間がかかっていませんか。内容の読解から翻訳、社内共有までを手作業で行うと、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームで受け取った契約書ファイルを起点に、OCRでの文字読取り、AIによる翻訳、PDFでの書類作成、そしてSlackへの通知までの一連の流れを自動化し、これらの課題解決を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外取引が多く、英文契約書の確認や翻訳業務に時間を費やしている法務・契約担当者の方
- Googleフォームで受け取ったファイルの処理を手作業で行っており、非効率を感じている方
- OCRやAIといった技術を活用して、契約書関連業務のDXを推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへのファイル提出を起点に、OCRでの読取りから翻訳、PDF化、通知までが自動で実行されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業による翻訳の誤りや転記漏れ、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Googleドキュメント、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いてオペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された契約書ファイルをダウンロードします。
- 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- 抽出したテキストを、AI機能の「翻訳する」アクションで翻訳し、さらに「テキストからデータを抽出する」アクションで契約者名などの重要項目を抜き出します。
- 続いて、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションで、翻訳済みテキストを元にした書類をPDF形式で発行します。
- 最後に、Slackの「ファイルを送る」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIによるOCR機能（画像・PDFから文字を読み取る）は、Yoomのチームプランまたはサクセスプランでのみご利用いただけます。フリープランやミニプランではオペレーションがエラーとなりますのでご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランで利用可能な機能は、2週間の無料トライアルでお試しいただくことが可能です。トライアル期間中は、本テンプレートに含まれる全てのAI機能をご利用になれます。
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