フォームに回答されたら請求書PDFを自動生成し、Slackに送付する

■概要

フォームからの申し込みや問い合わせ後、手作業で請求書を作成し、社内に共有する業務に手間を感じていませんか。この一連の作業は、入力ミスや共有漏れが発生しやすく、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、フォーム送信後、自動で請求書PDFが生成され、Slackに通知されます。これにより、請求書発行業務の効率化が実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの申し込み対応に追われている営業・マーケティング担当者の方
• 請求書の作成と社内共有を手作業で行っており、ミスを減らしたい経理担当の方
• バックオフィス業務を自動化し、コア業務に注力したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答から請求書生成、Slackへの共有までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業によるデータの転記やファイル作成がなくなるため、金額の誤入力や宛先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシート、Google Drive、SlackをYoomと連携します。
2. トリガーでフォームトリガー機能を設定し、フォームが送信されたらフローが起動するようにします。
3. 次に、オペレーションでフォームの回答内容を元に、Google Drive上の請求書テンプレートからPDFファイルを自動で生成します。
4. 次のオペレーションで、Google スプレッドシートにフォームの回答内容を書き込み、申し込み情報を自動で蓄積します。
5. 最後に、オペレーションでSlackのアクションを設定し、生成された請求書PDFを指定のチャンネルに送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、請求書に記載したい会社名、担当者名、金額など、収集したいデータ項目を任意で設定することが可能です。
• 請求書PDFの生成では、Google ドキュメントやGoogle Drive上のテンプレートを使い、フォームからどの情報を差し込むかを自由に指定できます。
• Slackへの通知では、送付先のチャンネルやメンションするメンバー、メッセージ内容などを、実際の業務フローに合わせて柔軟にカスタマイズできます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。