Acuity SchedulingでアポイントがキャンセルされたらGoogle Chatに通知する

■概要

Acuity Schedulingでのアポイントのキャンセルは、迅速な情報共有が不可欠ですが、手動での連絡は対応漏れや遅延のリスクが伴います。このワークフローを活用すれば、Acuity Schedulingでアポイントがキャンセルされると、自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、関係者への情報共有を円滑にし、機会損失を防ぐことに繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Acuity Schedulingでの予約管理で、キャンセル連絡を手作業で行っているご担当者の方
• アポイントのキャンセル情報をチーム内で迅速に共有し、対応の抜け漏れを防ぎたい方
• Google Chatを主要なコミュニケーションツールとして日常的に活用しているチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• アポイントのキャンセル発生と同時にGoogle Chatへ自動で通知されるため、手作業による連絡業務の時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うことで、連絡の遅延や伝達漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Acuity SchedulingとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAcuity Schedulingを選択し、「Webhookを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAcuity Schedulingの「アポイント情報の取得」アクションを設定し、キャンセルされたアポイントの詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得したアポイント情報を含めたメッセージを指定のスペースに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatの通知先は、任意のスペースを設定することが可能です。部署やプロジェクトチームなど、通知したい宛先に合わせて変更してください。
• 通知メッセージの本文は自由に編集できます。固定のテキストに加え、前のステップで取得したキャンセル日時や顧客名などの情報を変数として埋め込むことで、状況に応じた具体的な通知が作成可能です。

■注意事項

• Acuity Scheduling、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
  
• Acuity SchedulingのWebhookの設定方法はこちらをご参照ください。なお、当フローでは「Appointment Canceled」欄にトリガーのWebhookURLを設定してください。