Google スプレッドシートに経費情報が追加されたら、Microsoft Excelにも自動追加してメールを送信する

■概要

Google スプレッドシートに入力した経費情報を、Microsoft Excelにも転記し、さらにメールで関係者に通知する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。特に複数のツール間でのデータ連携や情報共有は、手作業が多く、入力ミスや共有漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの経費情報の追加をトリガーに、Microsoft Excelへの自動記録とメール通知までを自動化でき、これらの課題を効率的に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとMicrosoft Excel間で経費情報を手作業で転記している経理担当者の方
• 経費情報が更新されるたびに、手動で関係部署や担当者にメールで連絡している方
• 経費処理業務における入力ミスや連絡漏れを減らし、業務効率を改善したいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの情報追加だけでMicrosoft Excelへのデータ同期とメール通知が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや、メール通知の宛先間違い・送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートとシートを指定します。
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、対象のファイルとシート、そして追加するデータを指定します。
4. 最後に、オペレーションでYoomのメール機能を選択し、「メールを送る」アクションを設定し、宛先、件名、本文を編集して、経費情報が追加されたことを通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、経費情報が記録されている任意のスプレッドシートとシートを指定してください。
• Microsoft Excelのオペレーション設定では、情報を追加したい任意のファイルとシートを指定できます。また、どの列にGoogle スプレッドシートから取得したどの情報を割り当てるか、あるいは固定の値を設定するかなど、柔軟にカスタマイズが可能です。
• Yoomのメール送信オペレーションでは、メールの件名や本文に、Google スプレッドシートから取得した経費情報（例：申請者名、金額など）を変数として挿入できます。また、固定のテキストと組み合わせることも可能です。送信先のメールアドレスも任意で設定できます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。