■概要
定期的なレポート作成などで、ExcelファイルをPDFに変換する作業は頻繁に発生しますが、毎回手作業で行うのは手間がかかりませんか。ツールを探して都度対応していると、本来の業務が圧迫されることもあります。このワークフローは、Google Driveの特定フォルダにあるExcelファイルを定期的にPDFへ自動変換し、完了をSlackで通知するため、こうした手作業から解放され、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで管理するExcelからPDFへの変換作業を自動化したい方
- 手動でのファイル変換に時間を取られ、ツールを探す手間を省きたい方
- ファイル変換の抜け漏れを防ぎ、チーム全体の業務プロセスを改善したい管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせて自動で処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたファイル変換の時間を短縮することができます
- 手作業によるファイル変換の漏れや誤操作といったヒューマンエラーを防ぎ、定型業務の品質を安定させることができます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローを起動したい日時を設定します
- オペレーションで、Google Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得する」アクションを設定し、対象のフォルダを指定します
- 次に、繰り返し処理機能で、取得したファイル一覧を一つずつ処理するように設定します
- オペレーションで、Google Driveの「エクセルファイルをスプレッドシートに変換する」アクションを設定します
- 次に、Google Driveの「Googleスプレッドシートをダウンロード」アクションで、変換したファイルをPDF形式でダウンロードするよう設定します
- 続けて、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、生成されたPDFファイルを任意のフォルダにアップロードします
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、処理が完了した旨を指定したチャンネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能で、フローを実行したい曜日や日時を任意に設定してください
- Google Driveの各アクションでは、PDFに変換したいExcelファイルが格納されたフォルダや、変換後のPDFを保存するフォルダを任意に設定できます
- 繰り返し処理では、前段で取得したファイル一覧を変数として用いて、処理対象の条件をカスタマイズすることが可能です
- 正規表現によるデータの抽出オペレーションを追加し、特定の命名規則を持つファイルのみを処理対象とするなど、より詳細な条件設定も行えます
- Slackへの通知先チャンネルは任意に設定でき、メッセージ本文にもファイル名などの動的な情報を変数として埋め込み、カスタマイズできます
■注意事項
- Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
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