Dropboxに格納されたPDFファイルをOCRし、詳細をLINEに通知する

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‍■概要

取引先から受領したPDFファイルの内容を確認するため、毎回ファイルを開いてテキストをコピーしていませんか。画像ベースのPDFの場合、手作業でのテキスト化は特に手間がかかります。

このワークフローを活用すれば、DropboxにPDFファイルが格納されると自動でOCR処理が実行され、テキストデータに変換されます。抽出された内容はLINEに通知されるため、PDFを読み取り可能な形式に変換する作業を効率化し、迅速な内容確認を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

受領した請求書や申込書など、PDFの内容を手作業で転記している経理や営業事務の方
画像化されたPDFをテキストデータに変換する効率的な方法を探している方
DropboxとLINE公式アカウントを連携させ、情報共有のスピードを向上させたいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

PDFが格納されると自動でテキスト化と通知が完了するため、ファイルを開いて内容を確認・転記する作業時間を短縮できます。
OCR機能によって自動でテキストを抽出するため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、DropboxとLINE公式アカウントをYoomと連携します。
次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
続けて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
次に、OCR機能の「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
最後に、LINE公式アカウントの「テキストメッセージを送信」アクションを設定し、抽出したテキスト内容を指定の宛先に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

OCR機能の設定では、PDFファイルから抽出したいテキストの対象項目を任意でカスタマイズできます。
LINE公式アカウントへの通知メッセージは、通知先を任意で設定できるほか、本文に固定のテキストを入れたり、前段のオペレーションで取得したファイル名やテキスト内容を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です。

■注意事項

Dropbox、LINE公式アカウントのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
LINE公式アカウントのユーザーIDの取得方法は下記を参考にしてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/11710884