Asanaの期限が近いタスクのリマインドをGmailで送信する
Asanaで作成されたタスクの中で、期限が近いタスクのみをGmailでリマインド送信するフローです。
タスク漏れを防止でき、期限遵守の促進が期待できます。
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「またタスクの通知を見落としてしまった…」「期限が迫っているのに気づかなかった！」そんな経験はありませんか？
日々の業務が忙しくなると、タスク管理が後回しになり、気づけば重要な業務が抜け落ちていた…なんてことも。そんな悩みを解決するのが、AsanaとGmailの自動連携です。新規タスクの通知や期限間近のリマインド、完了報告までをGmailで自動送信すれば、確認漏れや手動での報告作業をなくして、業務をスムーズに進められます。
本記事では、AsanaとGmailを連携して、毎日の業務をもっとラクにする方法を詳しく解説します。プログラミング知識がなくても誰でも簡単に連携ができるので、ぜひ参考にしてみてください！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にAsanaとGmailの連携が可能です。
YoomにはあらかじめAsanaとGmailを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけですぐ連携が実現できます。
AsanaとGmailのAPIを連携すれば、AsanaのデータをGmailに自動的に連携することが可能です！例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにAsanaとGmailの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Asanaで新しいタスクが作成されたら、タスクの情報をGmailで通知するフローです。
チーム間でタスクの内容をスムーズに共有でき、業務の効率化が期待できます。
Asanaで作成されたタスクの中で、期限が近いタスクのみをGmailでリマインド送信するフローです。
タスク漏れを防止でき、期限遵守の促進が期待できます。
Asanaのタスクが完了したら、完了報告をGmailで送信するフローです。
報告作業の手間を省き、報告漏れの防止が期待できます。
それでは、さっそく実際にAsanaとGmailを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでAsanaとGmailの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、Asanaでタスクが追加されたらGmailにデータ連携するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まずは、AsanaとGmailをマイアプリ連携していきます。
Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしましょう。
【Asanaの場合】
1.「Asana」と検索し、アプリ一覧からAsanaを選択します。
2.Yoomと連携したいAsanaのアカウントに登録してあるメールアドレスを入力し、「続行」をクリックします。
3.パスワードを入力し、「ログイン」をクリックします。
以上で、Asanaのマイアプリ連携は完了です。
【Gmailの場合】
1.「Gmail」と検索し、アプリ一覧からGmailを選択します。
2.「Sign in with Google」をクリックします。
3.Yoomと連携したいGmailのメールアドレス・パスワードを入力します。
【Yoomにログイン】の画面に移動するので、「次へ」をクリックしましょう。
4.「Yoomがアクセスできる情報」で「すべて選択」にチェックをし、「続行」をクリックします。
以上で、Gmailのマイアプリ連携は完了です。
マイアプリ連携が完了したら、早速テンプレートを設定していきましょう。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。
(1)テンプレートの1番上にある「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」をクリックします。
(2)「Asanaと連携するアカウント情報」に、連携したいAsanaのアカウント情報を入力します。入力後、「次へ」をクリックします。
(3)Asanaの【API接続設定】を行います。
トリガーの起動間隔を5分・10分・15分・30分・60分から選択しましょう。
※プランによって起動間隔は異なるのでご注意ください。
(4)「ワークスペースID」にトリガー対象となるAsanaのワークスペースを入力します。
「候補」から連携したアカウント内にあるワークスペースのリストが表示されるので、対象のワークスペースを選択しましょう。
(5)「プロジェクトID」に任意のプロジェクトを設定します。
「候補」から連携したアカウント内にあるプロジェクトの一覧が表示されるので、対象となるプロジェクトを選択しましょう。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてテストを実施してみましょう。テストが成功したら、「保存する」をクリックして設定完了です。
(1)テンプレートの「メールを送る」をクリックします。
(2)「Gmailと連携するアカウント情報」に連携したいGmailのアカウント情報を入力します。
(3)「メール内容」に以下を設定します。（To：は必須）
(4)「件名」に通知の際に表示される件名を任意で設定します。
「アウトプット」の「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」から、新規タスクのタスク名やプロジェクト名などの情報を引用できます。
件名に表示したい情報がある場合は、「アウトプット」から選択しましょう。
(5)「本文」に通知の際に表示されるメッセージを任意で設定します。
「件名」と同様に「アウトプット」からタスクの情報を引用できるので、表示したい情報を任意で選択しましょう。
(6)全ての設定が完了したら、「次へ」を入力して通知の内容を確認します。
問題がなければ、「テスト」をクリックしてテストを実行してみましょう。
テストに成功したら「保存する」をクリックして設定完了です。
以上で、すべての設定が完了です。
設定の完了後は、以下のようなポップが表示されるのでトリガーをONにします。
実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！
今回はAsanaからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからAsanaへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Gmailで受信した特定ラベルのメールの情報を取得し、Asanaのタスクに自動登録するフローです。
メールの確認やタスクの登録にかかる手間を省けます。
Gmailで受信した特定ラベルのメールの情報を取得し、Asanaのプロジェクトとして自動登録するフローです。
Asanaでのプロジェクトやタスク管理の効率化が期待できます。
AsanaやGmailのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Asanaのタスク状況をSalesforceに自動反映することや、Notionで追加されたタスク情報をAsanaに自動追加することも可能です。
Gmailで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに自動格納したり、Gmailの受信ファイルをSlackに自動転送したりできます。
いかがでしたか？AsanaとGmailを連携すれば、「タスクの見落としをなくしたい」「期限管理をもっと楽にしたい」「業務の報告作業を効率化したい」といった悩みをスムーズに解決できます。
プログラミング不要のノーコードツールYoomを活用すれば、誰でも簡単に設定でき、すぐに自動化のメリットを実感できるはずです。手間のかかる作業を減らし、本来の業務に集中できる環境を整えましょう。気になった方はまずは無料アカウントを作成して、実際に使い勝手を確かめてみてください。登録はたったの30秒で完了！すぐに自動連携を体験できます。
タスク管理を最適化して、よりストレスのない働き方を目指してみませんか？
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