先方やメンバーからのメールをGmailで受信して、その内容を基にAsanaでタスクやプロジェクトの管理をする場合、大量のメールに埋もれてしまったり、内容の取りこぼしや転記ミスなどが発生する事ってありませんか？
もし、Gmailでのやり取りをAsanaに自動連携できれば、このような悩みが払拭できるかもしれませんよね。
実はこのような連携は、ノーコードツールのYoomを活用することで実現可能です！
GmailとAsanaを連携すれば、これらの課題を解決し、タスク管理とコミュニケーションの効率化が期待できるでしょう！
この記事では、GmailとAsanaを連携してできることや、具体的な連携手順をYoomの操作画面を添えて詳しく解説します。
データ連携が初めての方でも安心してチャレンジできる内容ですので、ぜひこの記事を参考にして、GmailとAsanaの連携を試してみてくださいね！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にGmailとAsanaの連携が可能です。
YoomにはあらかじめGmailとAsanaを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけですぐ連携が実現できます。
Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのタスクに自動登録する
試してみる
■概要
「Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのタスクに自動登録する」フローは、メール管理とタスク管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するメールを効率的にタスク管理したいAsanaユーザーの方
・手動でメールをタスクに転記する作業に時間を費やしているビジネスパーソン
・チームでのタスク管理を統一し、情報共有を円滑にしたいプロジェクトマネージャー
・Yoomを活用して業務ワークフローを自動化したいIT担当者
・メールとタスクの連携を強化し、業務プロセスを最適化したい企業の運営者
■注意事項
・Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailとAsanaを連携してできること
GmailとAsanaのAPIを連携すれば、GmailのデータをAsanaに自動的に連携することが可能です！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGmailとAsanaの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのタスクに自動登録する
Gmailで受信したメールの中で、特定のラベルのメールのみをAsanaのタスクに自動登録できます！自動でタスクを作成できるため手間が省けるでしょう。
Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのタスクに自動登録する
試してみる
■概要
「Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのタスクに自動登録する」フローは、メール管理とタスク管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するメールを効率的にタスク管理したいAsanaユーザーの方
・手動でメールをタスクに転記する作業に時間を費やしているビジネスパーソン
・チームでのタスク管理を統一し、情報共有を円滑にしたいプロジェクトマネージャー
・Yoomを活用して業務ワークフローを自動化したいIT担当者
・メールとタスクの連携を強化し、業務プロセスを最適化したい企業の運営者
■注意事項
・Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのプロジェクトとして自動登録する
特定のラベルのメールのみをプロジェクトとして自動作成することも可能です！
Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのプロジェクトとして自動登録する
試してみる
■概要
「Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのプロジェクトとして自動登録する」フローは、メールからプロジェクト管理への移行をスムーズに行う業務ワークフローです。
Gmailの特定ラベルのメール受信時、その内容が自動的にAsanaのプロジェクトとして反映されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するメールの情報をAsanaに自動反映させ管理したい方
・手動でメール内容をAsanaに入力する手間を省き、時間を有効活用したいビジネスパーソン
・メールからプロジェクト作成を自動化し、業務プロセスを簡素化したいIT担当者
■注意事項
・Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの完了報告でAsanaのタスクを完了にする
Gmailで受信したタスクの完了報告をもとに、Asanaのタスクを完了にするフローです。業務効率の向上やタスク管理の効率化が期待できますよね！
Gmailの完了報告でAsanaのタスクを完了にする
試してみる
■概要
「Gmailの完了報告でAsanaのタスクを完了にする」フローは、GmailからのメールをトリガーにAsanaのタスクを自動的に完了させる業務ワークフローです。
手動でのタスク更新を減らし、作業効率を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaでのタスク管理を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
・Gmailを主に業務連絡に使用し、タスクの更新を自動化したい方
・メール対応後のタスク管理に時間を割きたくないチームリーダーの方
・情報の一貫性を保ちながら、業務フローをスムーズにしたい企業の方
・手動でのタスク完了作業によるヒューマンエラーを減らしたい方
■注意事項
・Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailとAsanaの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGmailとAsanaを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとAsanaの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、Gmailで特定のラベルのメールが受信されたらAsanaにデータ連携するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- GmailとAsanaをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定およびAsanaのアクション設定
- トリガーをONにして動作チェック
Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのタスクに自動登録する
試してみる
■概要
「Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのタスクに自動登録する」フローは、メール管理とタスク管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するメールを効率的にタスク管理したいAsanaユーザーの方
・手動でメールをタスクに転記する作業に時間を費やしているビジネスパーソン
・チームでのタスク管理を統一し、情報共有を円滑にしたいプロジェクトマネージャー
・Yoomを活用して業務ワークフローを自動化したいIT担当者
・メールとタスクの連携を強化し、業務プロセスを最適化したい企業の運営者
■注意事項
・Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GmailとAsanaをマイアプリ連携
まずは、GmailとAsanaをマイアプリ連携していきます。
Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしましょう。
【Gmailの場合】
1.「Gmail」と検索し、アプリ一覧からGmailを選択します。
2.「Sign in with Google」をクリックします。
3.Yoomと連携したいGmailのメールアドレス・パスワードを入力します。
【Yoomにログイン】の画面で「次へ」をクリックしましょう。
4.「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」の「すべて選択」にチェックをし、「続行」をクリックします。
以上で、Gmailのマイアプリ連携は完了です。
【Asanaの場合】
1.「Asana」と検索し、アプリ一覧からAsanaを選択します。
2.Yoomと連携したいAsanaのアカウントに登録してあるメールアドレスを入力し、「続行」をクリックします。
3.パスワードを入力し、「ログイン」をクリックします。
以上で、Asanaのマイアプリ連携は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、早速テンプレートを設定していきましょう。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのタスクに自動登録する
試してみる
■概要
「Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのタスクに自動登録する」フローは、メール管理とタスク管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するメールを効率的にタスク管理したいAsanaユーザーの方
・手動でメールをタスクに転記する作業に時間を費やしているビジネスパーソン
・チームでのタスク管理を統一し、情報共有を円滑にしたいプロジェクトマネージャー
・Yoomを活用して業務ワークフローを自動化したいIT担当者
・メールとタスクの連携を強化し、業務プロセスを最適化したい企業の運営者
■注意事項
・Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
(1)テンプレートの1番上にある「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。
(2)「Gmailと連携するアカウント情報」に、連携したいGmailのアカウント情報を入力します。入力後、「次へ」をクリックします。
(3)トリガーの起動間隔を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
※Yoomを利用中のプランによって起動間隔は異なるのでご注意ください。
(4)Asanaにタスクを登録したい受信メールのラベルを設定します。
入力ボックスをクリックすると「候補」が表示されるので、運用方法に合った適切なラベルを選択しましょう。
(5)設定が完了したら「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると「アウトプット」に設定した特定のラベルのメールの情報が抽出されます。
※テストの実行前に設定したラベルのメールを受信しておく必要があります。
「保存する」をクリックして設定完了です。
なお、このアウトプットで取得したデータをAsanaに連携することができます。今回はタスクを作成するため、作成に必要なデータを次の設定でGmailのメッセージの中から抽出する設定を行います。
ステップ4：抽出するテキストデータのアクション設定
(1)テンプレートの「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
(2)抽出したいデータの変換タイプを選択します。
デフォルトでは3,500文字に設定されていますが、より長い文章のメールも抽出したい場合は、7,000文字以上を選択しましょう。
(3)「対象のテキスト」にメールから抽出したい箇所を選択します。
入力ボックスをクリックすると、前のアクションから取得した情報を引用できる「アウトプット」が表示されます。
「特定のラベルのメールを受信したら」から、「本文」を選択しましょう。
(4)「抽出したい項目」に対象のテキストから抽出したい項目を入力します。
今回は例として、タスク名・詳細・期日を入力したら、「テスト」をクリックしてテストを実行してみましょう。
(5)テストが成功したら「アウトプット」に正しく情報が抽出されているか確認しましょう。
問題がなければ「保存する」をクリックして設定完了です。
ステップ5：Asanaのアクション設定
(1)テンプレートの「タスクを追加」をクリックします。
(2)「Asanaと連携するアカウント情報」に、連携したいAsanaのアカウント情報を入力します。入力後、「次へ」をクリックします。
(3)「タスク名」にAsanaに追加するタスクの名前を入力します。
「アウトプット」の「テキストからデータを抽出する」から「タスク名」を選択することで、自動で抽出したタスク名を引用できます。
(4)「プロジェクトID」にタスクの追加先となるプロジェクトIDを入力します。
「候補」から連携したアカウント内にあるプロジェクトのリストが表示されるので、適切なプロジェクトを選択しましょう。
(5)「プロジェクトID」と同様に「セクションID」を入力します。
(6)「タスクの説明」にタスクの内容を入力します。
「アウトプット」の「テキストからデータを抽出する」から「詳細」を選択することで、抽出したタスクの内容を引用できます。
(7)以下の項目を任意で設定します。
- 担当者のメールアドレス：タスクの担当者のメールアドレス
- 開始日：タスクの開始日
- 期日（日付）/期日（日時）：タスクの期日（アウトプットから選択可）
- コラボレーターのメールアドレス：タスクを共有したい人のメールアドレス
(8)設定が完了したら「テスト」を実行してみましょう。
「アウトプット」にタスクIDが表示されており、実際にAsanaにタスクが追加されていればOKです。
問題がなければ「保存する」をクリックして設定完了です。
ステップ6：トリガーをONにして動作チェック
以上で、すべての設定が完了です。
設定の完了後は、以下のようなポップが表示されるのでトリガーをONにします。
実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！
AsanaのデータをGmailに連携したい場合
今回はGmailからAsanaへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にAsanaからGmailへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Asanaで新規タスクが作成されたら、Gmailで通知する
Asanaで新しいタスクが作成されたら、タスクの情報をGmailで通知できます！タスク管理の効率化やタスク漏れの防止が期待できますよね。
Asanaで新規タスクが作成されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
「Asanaで新規タスクが作成されたら、Gmailで通知する」フローは、AsanaとGmailの連携を活用して、タスク管理をよりスムーズにする業務ワークフローです。
タスクの見落としや情報共有の遅れを防ぎ、プロジェクトの進行を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaを利用してプロジェクト管理を行っており、タスクの通知を効率化したいと考えている方
・Gmailを日常的に使用していて、タスク管理とメール通知を連携させたいチームリーダー
・タスクの新規作成時に関係者へスムーズな情報共有を行いたいプロジェクトマネージャー
・手動でのメール通知に時間を取られており、自動化によって作業効率を向上させたいビジネスパーソン
・AsanaとGmailの連携を通じて、コミュニケーションの透明性を高めたい企業のIT担当者
■注意事項
・Asana、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaの期限が近いタスクのリマインドをGmailで送信する
Asanaの期限が近いタスクのみをGmailでリマインドすることもできます！タスクの進捗を効率よく確認でき、期限を守りやすくなるかもしれません。
Asanaの期限が近いタスクのリマインドをGmailで送信する
試してみる
■概要
「Asanaの期限が近いタスクのリマインドメールを自動送信する」ワークフローは、プロジェクト管理を効率化し、タスクの期限遵守をサポートする業務ワークフローです。
AsanaとGmailの連携を活用し、期限が近づいたタスクを自動的にリマインドメールで通知します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaを活用してプロジェクト管理を行っており、タスクの期限管理に課題を感じているプロジェクトマネージャーの方
・Gmailを日常的に使用しており、チームメンバーへの効果的なコミュニケーションを図りたい方
・タスクのリマインドを手動で行う時間を削減し、業務の効率化を目指しているチームリーダーの方
・プロジェクトの進行状況を常に把握し、期限遵守を促進したい経営者や管理職の方
■注意事項
・Asana、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
GmailやAsanaのAPIを使ったその他の自動化例
GmailやAsanaのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
Gmailを使った自動化例
Gmailで受信したメールやファイルの内容を別のアプリに自動で保管したり、別のアプリで作成・更新されたタスクの内容を自動でGmailに通知したりできます。
Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する
試してみる
■概要
・Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
・同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。
■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/dUv9YYx5wHo
■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。
Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
無料トライアルでできることと開始方法および注意点▼
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する
試してみる
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する
試してみる
■概要
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Zoomでウェビナーを頻繁に開催する方
・ウェビナー終了後に参加者へのフォローメールを欠かさず送りたいが、手動での作業に手間を感じている方
・ウェビナーの参加者に迅速かつ効率的にフォローメールを送りたい方
2. Gmailを主要なコミュニケーション手段として利用している方
・Gmailを日常的に使っており、テンプレートメールを自動化することで業務効率を上げたい方
・参加者全員に個別にメールを送る手間を省きたい方
■注意事項
・ZoomとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する
試してみる
■概要
このワークフローでは、GmailとChatGPTの連携を活用して、顧客からの問い合わせ対応を自動化することが可能です。この自動化により、対応のスピードと精度が向上し、担当者の業務負担を軽減できるでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを使用して多数の問い合わせメールを受け取っているサポート担当者の方
・ChatGPTとGmailの連携を通じて業務の自動化を図りたいIT担当者の方
・顧客対応の迅速化と品質向上を目指している経営者の方
・業務効率を高めつつ、顧客満足度を維持・向上させたい企業の担当者の方
■注意事項
・ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する
試してみる
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知するフローです。
■注意事項
・GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaを使った自動化例
Asanaで作成・更新したタスクの内容を自動でチャットツールに通知したり、CRMツールと同期するこもできます！
Asanaで新しいタスクが作成されたらGitHubのIssueを自動作成する
試してみる
■概要
「Asanaで新しいタスクが作成されたらGitHubのIssueを自動作成する」フローは、プロジェクト管理と開発作業の連携をスムーズにする業務ワークフローです。
Asanaでタスクが追加されるたびに、自動的にGitHubに対応するIssueが生成されるため、チーム間の情報共有や作業効率が向上します。
これにより、手動でのデータ入力や更新作業を減らし、開発プロセスをより一貫性のあるものにすることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとGitHubを併用しているプロジェクトマネージャーの方
・タスク管理と開発環境の連携を自動化したいチームリーダー
・手動でのIssue作成に時間を取られている開発者の方
・業務フローの効率化を図りたいIT企業の経営者
・情報の一貫性を保ちつつ、作業負荷を軽減したい方
■注意事項
・Asana、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaでタスクが更新されたらNotionの情報を更新する
試してみる
■概要
Asanaで管理しているタスクの進捗状況を、別途Notionで管理しているプロジェクト情報に手作業で反映させていませんか？
この二重入力は手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや転記ミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用することで、Asanaでタスクが更新されると、関連するNotionのデータベース情報が自動で更新されるため、これらの課題を解消し、常に最新の情報をチームで共有できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとNotionを併用し、プロジェクトやタスクの進捗管理を行っている方
・手作業での情報転記による更新漏れや入力ミスを防ぎたいと考えている方
・チーム内の情報共有を円滑にし、プロジェクト管理を効率化したいマネージャーの方
■注意事項
・Asana、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する
試してみる
■概要
Asanaで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asanaでタスク管理をしている方
・プロジェクトのタスクをAsanaで管理しているリーダー層の方
・AsanaとGoogleカレンダーの連携を効率化したい方
2.業務でGoogleカレンダーを活用している方
・Googleカレンダーでプロジェクトのスケジュールを管理している方
・Asanaで追加されたタスクを自動でGoogleカレンダーに連携したい方
■注意事項
・Asana、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Slackに投稿された内容をAsanaにタスクとして追加する
試してみる
Slackに新しい投稿があったらその内容をAsanaにタスクとして追加するフローです。
Salesforceの商談情報が登録されたらAsanaにタスクを追加する
試してみる
Salesforceの商談情報が新しく登録されたら、Asanaにタスクを追加するフローです。
終わりに
GmailとAsanaの連携により、メールチェックからタスク作成への移行がスムーズになり、プロジェクト管理などの効率が向上する可能性があります！
今回の連携によって、メールに埋もれていたタスクを見落とす心配がなくなり、タスク管理の精度がアップするかもしれません。また、メールの内容をAsanaに連携するだけではなく、AsanaのデータをGmailに連携すれば、通知業務の手間も省けるでしょう。
なお、今回のような連携はプログラミング不要で誰でも簡単に設定できます！
Yoomはエンジニアのような専門知識がない方でもアプリやデータの連携が可能なため、この機会にチャレンジしてみましょう！
Yoomの無料アカウントを作成して今すぐ操作してみる
Yoomの無料アカウントを作成すれば、すぐに連携設定を試すことができます。
GmailとAsanaの連携を通じて、タスク管理を効率化し、チームの生産性を向上させてみませんか？
.avif)
.png)
