Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのプロジェクトとして自動登録する
特定のラベルのメールのみをプロジェクトとして自動作成することも可能です！
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先方やメンバーからのメールをGmailで受信して、その内容を基にAsanaでタスクやプロジェクトの管理をする場合、大量のメールに埋もれてしまったり、内容の取りこぼしや転記ミスなどが発生する事ってありませんか？
もし、Gmailでのやり取りをAsanaに自動連携できれば、このような悩みが払拭できるかもしれませんよね。
実はこのような連携は、ノーコードツールのYoomを活用することで実現可能です！
GmailとAsanaを連携すれば、これらの課題を解決し、タスク管理とコミュニケーションの効率化が期待できるでしょう！
この記事では、GmailとAsanaを連携してできることや、具体的な連携手順をYoomの操作画面を添えて詳しく解説します。
データ連携が初めての方でも安心してチャレンジできる内容ですので、ぜひこの記事を参考にして、GmailとAsanaの連携を試してみてくださいね！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にGmailとAsanaの連携が可能です。
YoomにはあらかじめGmailとAsanaを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけですぐ連携が実現できます。
GmailとAsanaのAPIを連携すれば、GmailのデータをAsanaに自動的に連携することが可能です！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGmailとAsanaの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Gmailで受信したメールの中で、特定のラベルのメールのみをAsanaのタスクに自動登録できます！自動でタスクを作成できるため手間が省けるでしょう。
特定のラベルのメールのみをプロジェクトとして自動作成することも可能です！
Gmailで受信したタスクの完了報告をもとに、Asanaのタスクを完了にするフローです。業務効率の向上やタスク管理の効率化が期待できますよね！
それでは、さっそく実際にGmailとAsanaを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとAsanaの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、Gmailで特定のラベルのメールが受信されたらAsanaにデータ連携するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まずは、GmailとAsanaをマイアプリ連携していきます。
Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしましょう。
【Gmailの場合】
1.「Gmail」と検索し、アプリ一覧からGmailを選択します。
2.「Sign in with Google」をクリックします。
3.Yoomと連携したいGmailのメールアドレス・パスワードを入力します。
【Yoomにログイン】の画面で「次へ」をクリックしましょう。
4.「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」の「すべて選択」にチェックをし、「続行」をクリックします。
以上で、Gmailのマイアプリ連携は完了です。
【Asanaの場合】
1.「Asana」と検索し、アプリ一覧からAsanaを選択します。
2.Yoomと連携したいAsanaのアカウントに登録してあるメールアドレスを入力し、「続行」をクリックします。
3.パスワードを入力し、「ログイン」をクリックします。
以上で、Asanaのマイアプリ連携は完了です。
マイアプリ連携が完了したら、早速テンプレートを設定していきましょう。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。
(1)テンプレートの1番上にある「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。
(2)「Gmailと連携するアカウント情報」に、連携したいGmailのアカウント情報を入力します。入力後、「次へ」をクリックします。
(3)トリガーの起動間隔を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
※Yoomを利用中のプランによって起動間隔は異なるのでご注意ください。
(4)Asanaにタスクを登録したい受信メールのラベルを設定します。
入力ボックスをクリックすると「候補」が表示されるので、運用方法に合った適切なラベルを選択しましょう。
(5)設定が完了したら「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると「アウトプット」に設定した特定のラベルのメールの情報が抽出されます。
※テストの実行前に設定したラベルのメールを受信しておく必要があります。
「保存する」をクリックして設定完了です。
なお、このアウトプットで取得したデータをAsanaに連携することができます。今回はタスクを作成するため、作成に必要なデータを次の設定でGmailのメッセージの中から抽出する設定を行います。
(1)テンプレートの「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
(2)抽出したいデータの変換タイプを選択します。
デフォルトでは3,500文字に設定されていますが、より長い文章のメールも抽出したい場合は、7,000文字以上を選択しましょう。
(3)「対象のテキスト」にメールから抽出したい箇所を選択します。
入力ボックスをクリックすると、前のアクションから取得した情報を引用できる「アウトプット」が表示されます。
「特定のラベルのメールを受信したら」から、「本文」を選択しましょう。
(4)「抽出したい項目」に対象のテキストから抽出したい項目を入力します。
今回は例として、タスク名・詳細・期日を入力したら、「テスト」をクリックしてテストを実行してみましょう。
(5)テストが成功したら「アウトプット」に正しく情報が抽出されているか確認しましょう。
問題がなければ「保存する」をクリックして設定完了です。
(1)テンプレートの「タスクを追加」をクリックします。
(2)「Asanaと連携するアカウント情報」に、連携したいAsanaのアカウント情報を入力します。入力後、「次へ」をクリックします。
(3)「タスク名」にAsanaに追加するタスクの名前を入力します。
「アウトプット」の「テキストからデータを抽出する」から「タスク名」を選択することで、自動で抽出したタスク名を引用できます。
(4)「プロジェクトID」にタスクの追加先となるプロジェクトIDを入力します。
「候補」から連携したアカウント内にあるプロジェクトのリストが表示されるので、適切なプロジェクトを選択しましょう。
(5)「プロジェクトID」と同様に「セクションID」を入力します。
(6)「タスクの説明」にタスクの内容を入力します。
「アウトプット」の「テキストからデータを抽出する」から「詳細」を選択することで、抽出したタスクの内容を引用できます。
(7)以下の項目を任意で設定します。
(8)設定が完了したら「テスト」を実行してみましょう。
「アウトプット」にタスクIDが表示されており、実際にAsanaにタスクが追加されていればOKです。
問題がなければ「保存する」をクリックして設定完了です。
以上で、すべての設定が完了です。
設定の完了後は、以下のようなポップが表示されるのでトリガーをONにします。
実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！
今回はGmailからAsanaへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にAsanaからGmailへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Asanaで新しいタスクが作成されたら、タスクの情報をGmailで通知できます！タスク管理の効率化やタスク漏れの防止が期待できますよね。
Asanaの期限が近いタスクのみをGmailでリマインドすることもできます！タスクの進捗を効率よく確認でき、期限を守りやすくなるかもしれません。
GmailやAsanaのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
Gmailで受信したメールやファイルの内容を別のアプリに自動で保管したり、別のアプリで作成・更新されたタスクの内容を自動でGmailに通知したりできます。
Asanaで作成・更新したタスクの内容を自動でチャットツールに通知したり、CRMツールと同期するこもできます！
GmailとAsanaの連携により、メールチェックからタスク作成への移行がスムーズになり、プロジェクト管理などの効率が向上する可能性があります！
今回の連携によって、メールに埋もれていたタスクを見落とす心配がなくなり、タスク管理の精度がアップするかもしれません。また、メールの内容をAsanaに連携するだけではなく、AsanaのデータをGmailに連携すれば、通知業務の手間も省けるでしょう。
なお、<span class="mark-yellow">今回のような連携はプログラミング不要で誰でも簡単に設定できます！</span>
Yoomはエンジニアのような専門知識がない方でもアプリやデータの連携が可能なため、この機会にチャレンジしてみましょう！
Yoomの無料アカウントを作成すれば、すぐに連携設定を試すことができます。
GmailとAsanaの連携を通じて、タスク管理を効率化し、チームの生産性を向上させてみませんか？
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