Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、テキストを抽出しCapsule CRMでPartyを作成する
試してみる
■概要
Gmailに届く問い合わせやリード情報を、手作業でCapsule CRMに転記する業務に手間を感じていませんか。手入力による作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動でテキストを抽出しCapsule CRMに新しいParty（連絡先）を作成するため、一連の顧客情報登録プロセスを自動化し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
GmailとCapsule CRMを日常的に利用し、手作業での顧客情報の入力に課題を感じている方 Gmailからのリード情報をCapsule CRMへ転記する際の入力漏れやミスを防ぎたい方 顧客管理に関する定型業務を自動化し、より戦略的な活動に時間を使いたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでメールを受信すると自動でCapsule CRMにPartyが作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することが可能です システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保てます ■フローボットの流れ
はじめに、Capsule CRMとGmailをYoomと連携する 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定する 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を選択し、受信したメール本文から必要な情報を抽出するよう設定する 最後に、オペレーションでCapsule CRMの「Create Party」アクションを選択し、抽出した情報をマッピングしてPartyを作成するよう設定する ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能のテキスト抽出では、受信したメールの本文から抽出したい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定してください Capsule CRMでPartyを作成するアクションでは、前のステップで抽出した情報や固定のテキストなどを活用し、登録する項目を任意で設定してください ■注意事項
Gmail、Capsule CRMのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Gmailに届いた問い合わせ内容を、手作業でCapsule CRMにコピー＆ペーストしている」
このように、GmailとCapsule CRM間のデータ連携に関する手作業に、非効率さや課題を感じていませんか？
単純な作業であっても、毎日積み重なると大きな時間的コストになり、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。
もし、Gmailで受信したメールの情報をもとに、Capsule CRMの顧客情報やタスクを自動で作成する仕組み があれば、より重要な顧客対応や戦略的な業務に集中できる時間を増やせるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングなどの専門知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して日々の作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailとCapsule CRMを連携するためのテンプレート が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、テキストを抽出しCapsule CRMでPartyを作成する
試してみる
■概要
Gmailに届く問い合わせやリード情報を、手作業でCapsule CRMに転記する業務に手間を感じていませんか。手入力による作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動でテキストを抽出しCapsule CRMに新しいParty（連絡先）を作成するため、一連の顧客情報登録プロセスを自動化し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
GmailとCapsule CRMを日常的に利用し、手作業での顧客情報の入力に課題を感じている方 Gmailからのリード情報をCapsule CRMへ転記する際の入力漏れやミスを防ぎたい方 顧客管理に関する定型業務を自動化し、より戦略的な活動に時間を使いたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでメールを受信すると自動でCapsule CRMにPartyが作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することが可能です システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保てます ■フローボットの流れ
はじめに、Capsule CRMとGmailをYoomと連携する 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定する 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を選択し、受信したメール本文から必要な情報を抽出するよう設定する 最後に、オペレーションでCapsule CRMの「Create Party」アクションを選択し、抽出した情報をマッピングしてPartyを作成するよう設定する ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能のテキスト抽出では、受信したメールの本文から抽出したい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定してください Capsule CRMでPartyを作成するアクションでは、前のステップで抽出した情報や固定のテキストなどを活用し、登録する項目を任意で設定してください ■注意事項
Gmail、Capsule CRMのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailとCapsule CRMを連携してできること
GmailとCapsule CRMのAPIを連携すれば、Gmailで受信したメールの情報をトリガーに、Capsule CRMに新たな顧客情報やタスクを自動で登録することが可能になります。
これにより、手作業によるデータ入力の手間を省き、入力ミスや対応漏れを防ぐことで、業務の正確性とスピードを向上させることができます。
ここでは、Yoomで利用できる具体的な自動化のテンプレートを複数ご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、テキストを抽出しCapsule CRMでPartyを作成する
特定のキーワード（例えば「問い合わせ」や「資料請求」など）を含むメールをGmailで受信した際に、メール本文から会社名や担当者名、連絡先といった必要な情報だけを自動で抽出し、Capsule CRMに新しい連絡先（Party）として登録する連携です。
これにより、新規リード情報を手動で入力する手間を減らし、迅速かつ正確に顧客情報を蓄積 できます。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、テキストを抽出しCapsule CRMでPartyを作成する
試してみる
■概要
Gmailに届く問い合わせやリード情報を、手作業でCapsule CRMに転記する業務に手間を感じていませんか。手入力による作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動でテキストを抽出しCapsule CRMに新しいParty（連絡先）を作成するため、一連の顧客情報登録プロセスを自動化し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
GmailとCapsule CRMを日常的に利用し、手作業での顧客情報の入力に課題を感じている方 Gmailからのリード情報をCapsule CRMへ転記する際の入力漏れやミスを防ぎたい方 顧客管理に関する定型業務を自動化し、より戦略的な活動に時間を使いたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでメールを受信すると自動でCapsule CRMにPartyが作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することが可能です システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保てます ■フローボットの流れ
はじめに、Capsule CRMとGmailをYoomと連携する 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定する 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を選択し、受信したメール本文から必要な情報を抽出するよう設定する 最後に、オペレーションでCapsule CRMの「Create Party」アクションを選択し、抽出した情報をマッピングしてPartyを作成するよう設定する ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能のテキスト抽出では、受信したメールの本文から抽出したい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定してください Capsule CRMでPartyを作成するアクションでは、前のステップで抽出した情報や固定のテキストなどを活用し、登録する項目を任意で設定してください ■注意事項
Gmail、Capsule CRMのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、テキストを抽出しCapsule CRMでNew Taskを作成する
Gmailで特定のメールを受信したタイミングで、その内容に応じたタスクをCapsule CRMに自動で作成する連携です。
例えば、顧客からのサポート依頼メールを受信した場合に、担当者宛のフォローアップタスクを自動で生成することで、対応漏れを防ぎ、チーム全体で顧客対応状況をスムーズに共有 し、より迅速なアクションへと繋げられます。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、テキストを抽出しCapsule CRMでNew Taskを作成する
試してみる
■概要
Gmailに届く大切なお問い合わせや依頼メールを、手作業でCapsule CRMにタスクとして登録する作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れの原因にもなりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
Capsule CRMとGmailを連携させ、顧客からの連絡を効率的に管理したいと考えている方 メールの内容確認からタスク登録までを手作業で行っており、時間に追われている営業担当者の方 重要なメールの見落としやタスクの登録漏れを防ぎ、チームの対応品質を向上させたいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのメール受信を起点に、Capsule CRMへのタスク登録が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による情報の転記ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、安定した顧客対応を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Capsule CRMとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、受信したメールの本文からタスク作成に必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでCapsule CRMの「Create Task」アクションを設定し、抽出した情報をもとに新しいタスクを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能のテキスト抽出では、メール本文からどのような情報を抜き出したいかに応じて、任意の抽出項目（例：会社名、担当者名、問い合わせ内容など）を設定してください。 Capsule CRMでタスクを作成する際には、前のステップで抽出した情報や任意のテキストを組み合わせて、タスクの詳細（内容、担当者、期日など）を設定することが可能です。 ■注意事項
Gmail、Capsule CRMのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailとCapsule CRMの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGmailとCapsule CRMを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとCapsule CRMの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail Capsule CRM
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、テキストを抽出しCapsule CRMでPartyを作成する」フローを作成していきます！
GmailとCapsule CRMをマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
Gmailのトリガー設定およびCapsule CRMのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、テキストを抽出しCapsule CRMでPartyを作成する
試してみる
■概要
Gmailに届く問い合わせやリード情報を、手作業でCapsule CRMに転記する業務に手間を感じていませんか。手入力による作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動でテキストを抽出しCapsule CRMに新しいParty（連絡先）を作成するため、一連の顧客情報登録プロセスを自動化し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
GmailとCapsule CRMを日常的に利用し、手作業での顧客情報の入力に課題を感じている方 Gmailからのリード情報をCapsule CRMへ転記する際の入力漏れやミスを防ぎたい方 顧客管理に関する定型業務を自動化し、より戦略的な活動に時間を使いたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでメールを受信すると自動でCapsule CRMにPartyが作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することが可能です システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保てます ■フローボットの流れ
はじめに、Capsule CRMとGmailをYoomと連携する 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定する 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を選択し、受信したメール本文から必要な情報を抽出するよう設定する 最後に、オペレーションでCapsule CRMの「Create Party」アクションを選択し、抽出した情報をマッピングしてPartyを作成するよう設定する ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能のテキスト抽出では、受信したメールの本文から抽出したい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定してください Capsule CRMでPartyを作成するアクションでは、前のステップで抽出した情報や固定のテキストなどを活用し、登録する項目を任意で設定してください ■注意事項
Gmail、Capsule CRMのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GmailとCapsule CRMをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
GmailとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Capsule CRMとYoomのマイアプリ登録
同様にマイアプリから「新規接続」を押した後、Capsule CRMを検索し、クリックしてください。
以下の画面から、「Site address」を入力します。
以下の画面から「Allow」をクリックし、Capsule CRMのアプリ連携は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、テキストを抽出しCapsule CRMでPartyを作成する
試してみる
■概要
Gmailに届く問い合わせやリード情報を、手作業でCapsule CRMに転記する業務に手間を感じていませんか。手入力による作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動でテキストを抽出しCapsule CRMに新しいParty（連絡先）を作成するため、一連の顧客情報登録プロセスを自動化し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
GmailとCapsule CRMを日常的に利用し、手作業での顧客情報の入力に課題を感じている方 Gmailからのリード情報をCapsule CRMへ転記する際の入力漏れやミスを防ぎたい方 顧客管理に関する定型業務を自動化し、より戦略的な活動に時間を使いたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでメールを受信すると自動でCapsule CRMにPartyが作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することが可能です システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保てます ■フローボットの流れ
はじめに、Capsule CRMとGmailをYoomと連携する 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定する 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を選択し、受信したメール本文から必要な情報を抽出するよう設定する 最後に、オペレーションでCapsule CRMの「Create Party」アクションを選択し、抽出した情報をマッピングしてPartyを作成するよう設定する ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能のテキスト抽出では、受信したメールの本文から抽出したい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定してください Capsule CRMでPartyを作成するアクションでは、前のステップで抽出した情報や固定のテキストなどを活用し、登録する項目を任意で設定してください ■注意事項
Gmail、Capsule CRMのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
はじめに1つ目の工程をクリックします。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
タイトル：任意で変更可能です。
アプリ：Gmail
Gmailと連携するアカウント情報：マイアプリ連携したアカウントが記載されています。
トリガーアクション：Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら起動します。
トリガーの起動間隔 フローの起動間隔を選択します。ご契約のプラン
ここで、テスト用に特定のキーワードを含むメールを受信している必要があるので送信します。
キーワードを設定することで、メールを絞り込むことができます。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。テストの重要性：「取得した値」のテスト値について
ステップ4：テキストからデータを抽出する
次に2つ目の工程をクリックします。
タイトル：任意で変更可能です。
変換タイプ：使用するAIとデータの文字数によって消費するタスクが異なります。
詳しくはこちら
対象のテキストを前項で取得した値から「本文」を選択します。
抽出したい項目と必要に応じて指示内容を入力し、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると以下のように表示され、テキストが抽出されていますね！
ステップ5：Partyを作成する
次に3つ目の工程をクリックします。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックしてください。
はじめにTypeを選択します。
「First Name」と「Last Name」は前項で取得した値から選択します。
Email Addressesの設定です。
入力したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、以下のように表示され、Capsule CRMにはPartyが作成されていますね！
ステップ6（最終）：アプリトリガーをONにする
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
これですべての設定が完了しました！
Capsule CRMのデータをGmailに連携したい場合
今回はGmailからCapsule CRMへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にCapsule CRMでのアクションをきっかけにGmailで通知を送るような、逆方向のデータ連携も自動化できます。
Capsule CRMでNew Partyが作成されたら、Gmailで通知する
Capsule CRMに新しい連絡先（Party）が作成されたことをトリガーに、指定した宛先へGmailで自動的に通知メールを送信する連携です。
この仕組みにより、営業担当者や関係部署へ新規リードの発生を即座に共有 でき、チーム全体での迅速なアプローチや情報連携を促進します。
Capsule CRMでNew Partyが作成されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Capsule CRMに新しい取引先や連絡先を追加した際、関係者への共有を都度手作業で行っていませんか？このワークフローを活用すれば、Capsule CRMに新しいPartyが作成されると、自動でGmailから関係者へ通知メールを送信できます。Capsule CRMとGmailを連携させることで、手作業による通知漏れや共有の遅延といった課題を解消し、スムーズな情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Capsule CRMで顧客情報を管理し、Gmailでチーム内の情報共有を行っている方 新しい取引先の情報を、関係部署や担当者に自動通知したいと考えている方 Capsule CRMとGmail間の手作業での情報連携に、手間や非効率を感じている方 ■このテンプレートを使うメリット
Capsule CRMにPartyが作成されると自動でGmail通知が送信されるため、これまで手作業でのメール作成に費やしていた時間を短縮できます。 手動での通知による宛先間違いや情報共有の遅延、送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Capsule CRMとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでCapsule CRMを選択し、「新しいPartyが作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、任意の宛先や内容で通知メールを送信するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知を送信したい宛先（To, Cc, Bcc）を任意で設定してください。 メールの件名は、固定のテキストだけでなく、Capsule CRMから取得した会社名などの情報を組み合わせて設定することも可能です。 メールの本文には、トリガーで取得したPartyの情報（会社名、担当者名など）を差し込み、定型文と組み合わせることで、分かりやすい通知内容を作成できます。 ■注意事項
Capsule CRM、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Capsule CRMでNew Taskが作成されたら、Gmailで通知する
Capsule CRMで新しいタスクが作成・割り当てられた際に、担当者へその内容をGmailで自動通知する連携です。
CRMツールを常に確認していなくても、普段利用しているGmailでタスクの発生を確実に把握できるため、対応漏れや確認遅れを防ぎ 、業務の遂行をスムーズにします。
Capsule CRMでNew Taskが作成されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Capsule CRMで新しいタスクを作成した際、関係者への通知を都度Gmailで手動作成していませんか？こうした手作業での連絡は手間がかかるだけでなく、重要なタスクの共有漏れに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Capsule CRMでタスクが作成されると自動でGmail通知が送信されるため、連絡業務の効率化と伝達漏れの防止を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Capsule CRMでのタスク管理とGmailでの連絡を頻繁に行うチームのリーダーの方 タスクの発生を素早く関係者へ共有し、対応の迅速化を図りたい方 Capsule CRMとGmail間の手作業による情報伝達を自動化し、効率を上げたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Capsule CRMにタスクを追加するだけで自動でGmail通知が送信されるため、都度メールを作成していた時間を他の業務に充てることが可能です システムが自動で通知を行うことで、重要なタスクの共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の確実性を高めることに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Capsule CRMとGmailをYoomと連携します 次に、トリガーでCapsule CRMを選択し、「New Task」のアクションを設定します 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、通知内容を組み立てます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知したい宛先や件名を任意の値で設定してください メールの本文は、前のステップであるCapsule CRMのトリガーで取得したタスク名や詳細情報などを活用し、受け取り手が分かりやすいように内容をカスタマイズしてください ■注意事項
Capsule CRM、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
GmailとCapsule CRMを活用したその他の自動化テンプレート Yoomでは、GmailとCapsule CRMに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
GmailとCapsule CRMでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Gmailを使った便利な自動化例 Gmailでのメール受信をトリガーに、Googleカレンダーに予定を作成したり、その予定をGmailやDiscordに通知したりできます。特定の条件のメールからGoogleコンタクトに連絡先を作成し、Googleスプレッドシートに追加するなど、情報収集と管理を効率化します。
Googleフォームの回答をトリガーに、Gmailで営業資料を自動送付したり、AIで作成したコンテンツを送信したり、スプレッドシートのデータをもとに一斉送信したりと、顧客対応を自動化できます。
Gmailで受信した情報からGoogleカレンダーに予定を作成して、Discordで通知する
試してみる
■概要
Gmailで受信した重要なイベントの案内などを、手動でGoogleカレンダーに登録し、さらにチームのDiscordに共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、特定のメール受信をトリガーに、Googleカレンダーへの予定登録とDiscordへの通知までを自動化できます。煩雑な転記作業や共有漏れといった課題を解消し、スムーズな情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取った日程調整をGoogleカレンダーとDiscordで共有している方 手作業によるカレンダーへの予定登録や、関係者への共有作業を効率化したいと考えている方 GoogleカレンダーとDiscordの連携を手作業で行っており、入力ミスや通知漏れに課題を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信した内容をもとにGoogleカレンダーへ自動で予定が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます 予定の登録漏れやDiscordへの共有忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
はじめに、Discord、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を選択し、「テキストを抽出する」アクションでメール本文から予定の件名や日時などの情報を抽出します 次に、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定を作成」アクションで抽出した情報をマッピングして予定を登録します 最後に、オペレーションでDiscordを選択し、「メッセージを送信」アクションで作成した予定の内容を指定のチャンネルへ通知します
■このワークフローのカスタムポイント
Googleカレンダーで予定を作成する際に、予定を登録したいカレンダーのIDを任意で設定してください Discordでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知を送付したいチャンネルを任意で設定してください ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
Gmail、Googleカレンダー、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで特定条件の内容を受信したら、Googleコンタクトに連絡先を作成しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受信したメールの内容をもとに、Googleコンタクトへ連絡先を手作業で登録したり、リストを作成したりする業務に手間を感じていませんか。こうした作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによる転記ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール（mail）受信をトリガーとして、Googleコンタクトへの連絡先作成からGoogle スプレッドシートへの情報追加までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取ったメール（mail）から、Googleコンタクトへの登録を手作業で行っている方 問い合わせや見込み顧客の情報をGoogle スプレッドシートで管理しており、入力作業を効率化したい方 連絡先情報の管理において、入力漏れや転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
特定のメールを受信した際に、Googleコンタクトへの登録とスプレッドシートへの追加が自動で行われるため、手作業の時間を削減できます。 手作業によるデータ転記が不要になることで、連絡先情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Gmail、Googleコンタクト、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメッセージを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールの内容に応じて後続の処理を分岐させます。 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、メール本文から連絡先情報（氏名、会社名、メールアドレスなど）のデータを抽出します。 次に、オペレーションでGoogleコンタクトの「連絡先を作成」アクションを設定し、抽出したデータを用いて連絡先を作成します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、作成した連絡先の情報をリストに追加します。 ■このワークフローのカスタムポイント
AI機能でテキストからデータを抽出する際に、メール本文から抽出したい項目（例：氏名、会社名、電話番号など）を任意でカスタムすることが可能です。 Google スプレッドシートに追加するレコードは、どの列にどの情報を入力するかを自由に設定できます。AIが抽出した情報だけでなく、固定のテキストや日付などを入力することも可能です。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
Googleコンタクト、Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google スプレッドシートに顧客情報が追加されたら、営業資料をGmailで自動送付する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートに新しい顧客情報が追加されるたび、手動でGmailから営業資料を送付する作業に手間を感じていませんか？特に、迅速な対応が求められる場面では、これらの作業が負担となり、本来注力すべき業務の妨げになることもあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの顧客情報追加をトリガーに、Gmailで営業資料を自動送付でき、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで顧客情報を管理し、Gmailで資料送付を行っている営業担当者の方 手作業での資料送付による時間のロスや、送信漏れなどのミスを減らしたいと考えている方 リード獲得後のフォローアップを迅速化し、営業効率の向上を目指しているマーケティング担当の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートに顧客情報が追加されると、Gmailから営業資料が自動で送信されるため、これまで手作業で行っていた繰り返し作業の時間を短縮できます。 手作業によるメールアドレスの入力ミスや資料の添付忘れといった、ヒューマンエラーの発生リスクを軽減し、確実な情報伝達を支援します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーで、Google スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートとシートを指定します。 最後に、オペレーションで、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、宛先や件名、本文、添付ファイルなどを指定してメールを送信するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレスをGoogle スプレッドシートから動的に取得する設定のほか、CCやBCCの設定も可能です。 メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、Google スプレッドシートから取得した顧客名などの情報を動的に埋め込むことで、よりパーソナライズされたメールを作成できます。 送信する営業資料は、事前にGoogle Driveなどにアップロードしておき、そのファイルIDを指定するか、固定のファイルを添付するなどの設定が可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google フォームの送信内容をもとにGoogle スプレッドシートを更新し、Gmailで送信する
試してみる
■概要
Google フォームで受け付けたお問い合わせやアンケートの回答を、都度Google スプレッドシートに転記し、関係者にGmailで通知する作業は手間がかかるものです。また、手作業による対応は、転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームの送信をきっかけに、Google スプレッドシートへの記録とGmailでの通知までを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google フォームを活用したお問い合わせやアンケートの管理を担当している方 フォームの回答内容をGoogle スプレッドシートへ手作業で転記している方 回答者へのサンクスメールや、社内への通知を手動で送信している方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームが送信されると、スプレッドシートへの記録からメール送信までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手動でのデータ転記やメール作成が不要になるため、コピー＆ペーストによる入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
1.はじめに、Google フォーム、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。 2.次に、トリガーでYoomの「フォームトリガー」を選択し、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。 3.次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「行を追加する」といったアクションを設定し、フォームで受け付けた情報を指定のシートに記録します。 4.最後に、オペレーションでGmailの「メールを送信する」アクションを設定し、フォームの内容を含んだメールを自動で送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トリガーに設定するGoogle フォームは、対象とするフォームのIDや、後続の処理で利用したい回答項目を任意で設定できます。 Google スプレッドシートへの記録では、対象のスプレッドシートIDやシート名を指定し、フォームのどの回答をどの列に記録するかを自由に設定可能です。 Gmailでのメール送信では、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容を任意でカスタマイズでき、フォームの回答内容を本文に差し込むこともできます。 ■注意事項
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Google スプレッドシートに行を追加しGmailで通知する
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■概要
Googleカレンダーに入力した予定を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記し、関係者にメールで通知する作業は、手間がかかる上に抜け漏れも発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローは、Googleカレンダーに新しい予定が作成されると、その内容を自動でGoogle スプレッドシートに記録し、指定した宛先にGmailで通知します。GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、日々のスケジュール管理と共有業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートを併用し、予定の転記作業に手間を感じている方 チームや部署内でカレンダーの予定を共有しており、通知の自動化で抜け漏れを防ぎたい方 GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートを連携させ、手作業による入力ミスをなくし、正確な情報管理を実現したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーに予定を登録するだけで、Google スプレッドシートへの記録が完了するため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます 手動での転記やメール通知による、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、Googleカレンダー、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションで、トリガーで取得した予定情報を書き込む設定をします 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで、予定が記録された旨を指定の宛先に通知するよう設定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleカレンダーのトリガー設定では、対象とするカレンダーIDの指定や、「会議」「訪問」といった特定の検索キーワードを含む予定のみを対象とするように条件をカスタマイズできます Google スプレッドシートのオペレーション設定では、情報を記録したいスプレッドシートやシート、書き込みたいテーブル範囲などを任意で指定することが可能です Gmailでの通知設定では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、Googleカレンダーから取得した予定名や日時といった情報を本文内に変数として差し込むこともできます ■注意事項
Googleカレンダー、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーに予定が作成されたら、Google ドキュメントで新しいドキュメントを作成しGmailに通知する
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■概要
Googleカレンダーに新しい予定が登録されるたびに、手動で議事録用のGoogle ドキュメントを作成する作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleカレンダーとGoogle ドキュメントを連携させ、議事録作成を効率化したい方 定例会議など、定期的に発生するドキュメント作成の手間を削減したいチームリーダーの方 手作業によるドキュメントの作成漏れや、準備のばらつきをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーに予定を追加するだけで議事録用のドキュメントが自動で作成されるため、手作業で作成していた時間を短縮できます 作成されたドキュメントのURLを予定に自動で追記するため、参加者が議事録を探す手間を省き、業務品質の向上に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Googleカレンダー、Google ドキュメント、GmailをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定し、議事録ファイルを作成します 続いて、作成したドキュメントに対して「文末にテキストを追加」アクションを設定し、議題や決定事項などのフォーマットを追記します 次に、Googleカレンダーの「予定を更新」アクションで、作成したドキュメントのURLを予定の説明欄に追加します 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションで、関係者に予定が作成されたことを通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleカレンダーのトリガー設定では、特定のカレンダーIDや、予定に含まれるキーワードを指定して、ワークフローの起動条件を絞り込めます Google ドキュメントで作成するドキュメントのタイトルは、予定の件名など、トリガーで取得した情報をもとに動的に設定することが可能です Google ドキュメントの本文には、固定のテキストだけでなく、予定の日時や参加者といった情報を変数として自由に埋め込めます Googleカレンダーの予定を更新する際、説明欄にドキュメントのURLだけでなく、任意の固定テキストや変数を追記できます Gmailで送信する通知メールは、宛先、件名、本文を自由に設定でき、本文には作成したドキュメントのURLなどの変数を含めることが可能です ■注意事項
Googleカレンダー、Google ドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで回答があったら、Google スプレッドシートからデータを取得して、Gmailで一斉送信する
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■概要
「Googleフォームで回答があったら、Google スプレッドシートからデータを取得して、Gmailで一斉送信する」ワークフローを利用すると、フォームの回答情報をもとにメールの一斉送信が自動化されます。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームを活用して情報収集やアンケートを実施している方 Google スプレッドシートに蓄積されたデータを元に、関係者にまとめて情報を共有したい方 申込情報や回答結果をスピーディに各担当者へ配信したい方 Gmailを業務メールのメインツールとして利用している方 手動でメールを送る工数や作業ミスを減らし、業務効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームの回答内容をもとに、Googleスプレッドシートからデータを取得し、Gmailで一括送信できるこの自動化フローにはいくつかの魅力があります。
また、Googleスプレッドシート上のデータを活用するため、担当者が繰り返しコピーや転記を行う手間も省け、効率的な情報共有が実現できます。
Googleフォームから回答が送信されたら、営業資料をAIで作成し、Gmailで送信する
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■概要
Googleフォームに新しい回答が送信されるたび、手作業で営業資料を作成する過程でのヒューマンエラーが気になるといったことはありませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームの回答に基づき、手作業で営業資料を作成・送信している方 AIを活用して資料作成業務を効率化し、ミスを減らしたいと考えている方 Gmailでの定型的なメール送信業務を自動化し、時間を有効活用したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの回答を起点に、AIによる資料作成からGmailでの送信までを自動化することで、手作業にかかる時間を削減します。 一連のプロセスが自動で処理されるため、資料作成時の記載漏れやメール送信時の宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を抑えることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。 トリガーとして、Googleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定することで、フォームへの新規回答を検知します。 続いて、AI機能「テキストを生成する」アクションを設定し、Googleフォームから取得した回答内容に基づいて営業資料の原稿を作成します。 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、生成されたテキストを用いて、あらかじめ用意した雛形から営業資料を発行します。 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成された営業資料を添付ファイルとして、指定された宛先に自動でメール送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「テキストを生成する」の設定では、Googleフォームから取得した回答内容などの動的な情報を変数としてプロンプトに組み込むことで、個別の状況に応じたメッセージを含む営業資料の原稿を作成できます。 Google スプレッドシートで書類を発行する際には、事前に実際の運用に合わせた内容で、営業資料の雛形となるテンプレートを作成しておく必要があります。 Gmailでのメール送信設定では、通知先のメールアドレスを任意に設定できるほか、メールの件名や本文に固定のテキストだけでなく、Googleフォームの回答内容など前段のステップで取得した値を活用して動的に作成できます。 ■注意事項
Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちら を参照ください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Googleフォームから回答が送信されたら正規表現による置換処理を自動で行い、Gmailで通知する
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■概要
Googleフォームで集めた回答に含まれる特定の記号や不要なテキストを、一つひとつ手作業で整形してからメールで通知していませんか。このような定型的なデータ整形作業は手間がかかり、ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、正規表現を用いて自動でテキストの置換処理を行い、整形された内容をGmailで即座に通知することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け取った回答を手作業で整形し、メール通知している方 正規表現を用いたテキストの置換や整形作業の自動化を検討している方 フォーム回答後の通知プロセスを効率化し、担当者の作業負担を減らしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームの回答内容を自動で整形・置換してメール通知できるため、手作業での対応に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 手作業によるテキストの置換ミスや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでYoomのAI機能から「データを操作・変換する」を選択し、正規表現を用いたテキストの置換ルールを設定します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、変換後のテキストを含むメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「データを操作・変換する」オペレーションで、置換したいフォームの回答項目（対象のテキスト）や、正規表現を用いた変換ルールを任意に設定してください。 Gmailでメールを送信するアクションで、通知先のメールアドレス（To, Cc, Bcc）や件名、本文の内容を自由にカスタマイズしてください。 ■注意事項
Googleフォームから送信された内容を元にAIでコンテンツを作成し、Gmailで通知する
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■概要
Googleフォームからアンケートや問い合わせを受け付けた後、その内容を元にコンテンツを作成し、関係者へ通知する作業は、意外と手間がかかるのではないでしょうか。手作業で情報を転記したり、AIツールに都度指示を出したり、メールを作成したりする中で、ミスが発生したり、他の業務が滞ってしまったりすることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、AI機能が自動でコンテンツを生成し、Gmailで指定した宛先に通知するまでの一連の流れを自動化でき、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームの回答を基にしたコンテンツ作成と通知を効率化したい方 AIを活用した文章生成とGmailでの情報共有を自動化したいと考えている方 手作業による情報処理のミスを減らし、業務品質を向上させたい担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの回答後、AIによるコンテンツ生成からGmailでの通知までが自動化されるため、手作業にかかっていた時間を削減できます。 手動でのコピー＆ペーストやメール作成が不要になることで、入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容を元にコンテンツを生成するよう指示します。 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、生成されたコンテンツを指定した宛先に送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームIDを指定してください。 AI機能のオペレーションでは、生成したいコンテンツに合わせて、プロンプトの内容を自由にカスタマイズできます。Googleフォームで取得した回答内容を変数としてプロンプトに組み込むことも可能です。 Gmailのオペレーションでは、送信するメールの件名や本文に、AI機能で生成したテキストやGoogleフォームの回答内容を変数として挿入できます。また、固定の文章を追加したり、通知先のメールアドレスを任意で設定したりすることも可能です。 ■注意事項
Capsule CRMを使った便利な自動化例 Capsule CRMは、Googleフォームやスプレッドシートからの顧客・プロジェクト情報登録を自動化します。
新規顧客やタスク作成をトリガーに、Googleカレンダーで予定を作成したり、SlackやMicrosoft Teamsに通知したりできます。また、タスク情報をもとにMailchimpやShopifyと連携するなど、幅広い業務効率化を実現します。
Capsule CRMでNew Partyが作成されたら、Microsoft Teamsでメッセージを送る
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■概要
Capsule CRMに新しい顧客情報が登録された際、その情報をチームに共有するために手作業でMicrosoft Teamsに通知していませんか。この手作業は、対応漏れや情報共有の遅れに繋がる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Capsule CRMで新しいPartyが作成されたタイミングで、Microsoft Teamsの指定したチャネルに自動でメッセージを送信できるため、手作業による情報共有の手間を省き、迅速な連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Capsule CRMの顧客情報をMicrosoft Teamsで迅速に共有したいと考えている方 手作業による情報共有での通知漏れやタイムラグを防ぎたい営業担当者の方 Capsule CRMとMicrosoft Teamsの連携を自動化し、業務効率を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Capsule CRMへのParty作成をトリガーに自動で通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた情報共有の時間を削減できます 手作業による通知漏れやコピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内での確実な情報共有に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Capsule CRMとMicrosoft TeamsをYoomに連携してください 次に、トリガーでCapsule CRMを選択し、「新しいPartyが作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知内容を組み立てます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションで、通知を送信したいチャネルを任意に設定してください 送信するメッセージの内容は自由にカスタマイズでき、Capsule CRMから取得した顧客名などの情報を本文に含めることで、より分かりやすい通知を作成できます ■注意事項
Capsule CRM、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Capsule CRMでNew Partyを検知したら、Googleカレンダーで予定を作成する
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■概要
Capsule CRMで顧客情報を管理し、Googleカレンダーでスケジュールを管理している場合、新しい連絡先を追加するたびに手動でカレンダーに予定を登録する作業が発生していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Capsule CRMとGoogleカレンダーを併用し、手作業での予定登録に手間を感じている方 Capsule CRMの顧客情報をもとに、Googleカレンダーでのフォローアップ管理を効率化したい方 顧客管理からスケジュール管理までの一連の業務フローを自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Capsule CRMへの情報追加をトリガーに自動で予定が作成されるため、Googleカレンダーへの手入力作業にかかる時間を短縮できます 手作業による転記が不要になることで、予定の日時や内容の入力間違い、登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Capsule CRMとGoogleカレンダーをYoomと連携します 次に、トリガーでCapsule CRMを選択し、「New Party」アクションを設定します 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定を作成（終日）」アクションを設定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleカレンダーで予定を作成する際に、予定のタイトルや説明欄などを任意の内容で設定してください トリガーで取得したCapsule CRMのParty情報（会社名や担当者名など）を予定のタイトルや詳細に含めることで、より分かりやすい予定を作成できます ■注意事項
Capsule CRM、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
Capsule CRMでNew Taskを検知したら、テキストを抽出しShopifyで商品を追加する
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■概要
Capsule CRMで管理しているタスク情報を、手作業でShopifyに商品として登録する作業に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Capsule CRMで新しいタスクが作成されると、AIがタスク内容から商品情報を自動で抽出し、Shopifyへ商品として追加する一連の流れを自動化できます。これにより、手作業による登録の手間や入力ミスを減らし、ECサイトの運営業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Capsule CRMとShopifyを利用し、商品登録を手作業で行っているEC担当者の方 Capsule CRMで管理するタスク情報をもとに、Shopifyへの連携を効率化したいと考えている方 手作業による情報登録での入力ミスや漏れをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Capsule CRMでタスクを作成するだけでShopifyへの商品追加が実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます 手動での情報転記が不要になることで、商品名や価格などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Capsule CRMとShopifyをYoomと連携します 次に、トリガーでCapsule CRMを選択し、「New Task」アクションを設定します 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキスト抽出」アクションでCapsule CRMのタスク情報から商品名や説明文などを抽出します 最後に、オペレーションでShopifyの「商品を追加」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を紐付けて商品を追加します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキスト抽出」オペレーションでは、Capsule CRMのタスク情報からどの項目（商品名、価格、SKUなど）を抽出するかを任意で設定してください Shopifyの「商品を追加」オペレーションでは、前のステップで抽出した値を、商品タイトルや価格などの各項目に紐づける設定を任意で行なってください ■注意事項
Capsule CRM、ShopifyのそれぞれとYoomを連携してください。 Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 Capsule CRMの取得内容からDetailを取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
Capsule CRMでNew Taskを検知したら、テキストを抽出してMailchimpでキャンペーンを作成する
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■概要
Capsule CRMで管理しているタスク情報を、手作業でMailchimpに転記してキャンペーンを作成する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は、入力ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Capsule CRMに新しいタスクが追加されたのをきっかけに、タスク内容からAIが必要なテキストを抽出し、Mailchimpでキャンペーンを自動で作成するため、Capsule CRMとMailchimp間の連携をスムーズに行うことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Capsule CRMとMailchimpを連携させ、マーケティング活動を効率化したいと考えている方 Capsule CRMのタスク情報を基にしたキャンペーン作成を手作業で行っているマーケティング担当者の方 顧客管理とメールマーケティングの連携を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Capsule CRMのタスク追加をトリガーにMailchimpのキャンペーンが自動作成されるため、手作業による情報転記や設定の時間を削減します 手作業でのデータ移行に伴うコピー＆ペーストのミスや、キャンペーン設定の漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます ■フローボットの流れ
はじめに、Capsule CRMとMailchimpをYoomと連携します 次に、トリガーでCapsule CRMを選択し、「New Task（新しいタスクが作成されたら）」というアクションを設定します 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」アクションを設定し、タスク情報からキャンペーン作成に必要な情報を抽出します 最後に、オペレーションでMailchimpの「キャンペーンを作成」アクションを設定し、抽出した情報を元にキャンペーンを作成します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキスト抽出」オペレーションでは、Capsule CRMのタスク情報から、キャンペーン作成に利用したい項目（タスク名、詳細など）を任意で設定してください Mailchimpの「キャンペーンを作成」オペレーションでは、件名や本文などに、前のステップで抽出した情報や任意のテキストを組み合わせて設定してください ■注意事項
Capsule CRMでNew Taskを検知したら、Googleカレンダーで予定を作成する
試してみる
■概要
Capsule CRMでタスクを管理し、別途Googleカレンダーでスケジュールを管理している際、二重入力の手間や転記ミスが発生していませんか？このワークフローを活用することで、Capsule CRMに新しいタスクが作成されたタイミングをトリガーに、Googleカレンダーへ自動で予定を作成できます。手作業による連携の手間を省き、重要なタスクの抜け漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
Capsule CRMとGoogleカレンダーを併用し、タスクの予定登録を手作業で行っている方 営業活動におけるタスク管理の効率化や、スケジュール登録の自動化を目指している方 Capsule CRMで作成したタスクの予定を、チームのGoogleカレンダーにも共有したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Capsule CRMにタスクが追加されると自動でGoogleカレンダーに予定が作成されるため、これまで手作業で行っていた登録時間を短縮できます 手作業による転記が不要になるため、予定の登録漏れや日時・内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の精度が向上します ■フローボットの流れ
はじめに、Capsule CRMとGoogleカレンダーをYoomと連携します トリガーでCapsule CRMを選択し、「新しいタスクが作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定を作成する」アクションを設定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleカレンダーで予定を作成する際に、予定のタイトルや説明欄に設定する情報をカスタマイズしてください。トリガーで取得したCapsule CRMのタスク名や詳細などを設定することで、動的な情報に基づいた予定を作成できます 予定を作成するカレンダーや、終日予定の有無なども、運用に合わせて任意で設定することが可能です ■注意事項
Capsule CRM、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleフォームで回答が送信されたら、XeroでPurchase Orderを作成しCapsule CRMでTaskを作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた発注依頼や問い合わせの内容を、会計ソフトやCRMに手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Capsule CRMとXeroを利用し、発注情報の管理を手作業で行っている方 Googleフォームからの回答内容を、各システムへ転記する作業に手間を感じている方 Capsule CRMとXero間のデータ連携を自動化し、業務の抜け漏れを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへの回答をトリガーに、Xeroでの発注書作成からCapsule CRMのタスク作成までが自動化されるため、データ入力の時間を削減できます 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、業務の正確性が向上します ■フローボットの流れ
はじめに、Capsule CRM、Googleフォーム、XeroをYoomに連携します 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでXeroの「Create Purchase Order」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容をもとに発注書を作成します 最後に、オペレーションでCapsule CRMの「Create Task」アクションを設定し、対応すべきタスクを作成します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください Xeroで発注書を作成する際には、Googleフォームから取得した回答内容を引用し、発注書の各項目に設定してください Capsule CRMでタスクを作成する際には、担当者や期限などを任意で設定し、前のステップで取得した情報をタスク詳細に含めるように設定してください ■注意事項
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Capsule CRMにプロジェクトを作成する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで案件やプロジェクト情報を管理しているものの、その都度Capsule CRMに手動でプロジェクトを作成する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけでCapsule CRMにプロジェクトが自動で作成されるため、データ転記の手間や入力ミスといった課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとCapsule CRMを併用し、手作業でのデータ転記に手間を感じている方 案件管理やプロジェクト作成のプロセスを効率化し、コア業務に集中したいと考えている方 データ入力のヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させたいプロジェクト管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートに行が追加されると自動でCapsule CRMにプロジェクトが作成され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや情報の漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとCapsule CRMをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでCapsule CRMを選択し、「Create Project」アクションを設定して、スプレッドシートの情報をもとにプロジェクトを作成します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了した行のステータスなどを更新します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシート、シート名、監視するテーブルの範囲などを任意で設定してください。 Capsule CRMでプロジェクトを作成するアクションでは、プロジェクトの各項目に、スプレッドシートから取得した情報や固定値を自由に割り当てることが可能です。 Google スプレッドシートを更新するアクションでは、更新対象の行を特定する条件や、各項目に割り当てる情報を柔軟にカスタマイズできます。 ■注意事項
Google スプレッドシート、Capsule CRMのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、XeroでContactsを作成しCapsule CRMでPartyを作成する
試してみる
■概要
顧客管理にCapsule CRM、会計にXero、そしてリスト管理にGoogle スプレッドシートを利用しているものの、それぞれのツールへ手作業で情報を転記する業務に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Capsule CRMとXeroへの二重入力に手間を感じている営業や経理担当者の方 Google スプレッドシートで管理している顧客情報を手作業で各ツールに転記している方 Capsule CRMとXeroの連携を自動化し、ノンコア業務を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
スプレッドシートへの一度の入力で、Capsule CRMとXeroへのデータ登録が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Capsule CRM、Google スプレッドシート、XeroをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでXeroを選択し、「Create or Update Contacts」のアクションを設定します 続けて、オペレーションでCapsule CRMを選択し、「Create Party」のアクションを設定します 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、処理が完了した行の「レコードを更新する」アクションを設定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートID、シート名、シートIDを任意で設定してください。 XeroでContactsを作成する際、Google スプレッドシートのどの列の情報を、Xeroのどの項目に登録するかを任意で設定してください。 Capsule CRMでPartyを作成する際も同様に、Google スプレッドシートから取得した情報をどの項目に紐付けるかを任意で設定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシート、Xero、Capsule CRMのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Capsule CRMでTaskを作成する
試してみる
■概要
Capsule CRMとGoogleカレンダーを連携させてスケジュール管理を行っているものの、手作業でのタスク登録に手間を感じていませんか？予定が入るたびにCRMへ情報を転記するのは、時間がかかるだけでなく、入力漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーで予定が作成されると自動でCapsule CRMにタスクが作成されるため、こうした連携作業を効率化し、顧客対応の質を高めることに貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
Capsule CRMとGoogleカレンダーを併用し、手作業でのタスク登録に手間を感じている方 Googleカレンダーの予定に基づいたタスクの作成漏れを防ぎ、顧客対応を円滑にしたい方 capsule crmとgoogle calendarの連携を自動化し、営業活動の生産性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーに予定が登録されると、自動でCapsule CRMにタスクが作成されるため、手作業の時間を短縮できます 手動でのタスク作成が不要になることで、入力漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Capsule CRMとGoogleカレンダーをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでCapsule CRMの「Create Task」アクションを設定し、トリガーで取得した予定の情報を元にタスクを作成します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Capsule CRMでタスクを作成するアクションでは、タスクの内容を任意に設定してください。例えば、Googleカレンダーの予定の件名をタスクのタイトルに設定したり、予定の詳細情報をタスクの説明欄に引用するなど、ご自身の業務に合わせて自由にカスタマイズが可能です ■注意事項
Googleカレンダー、Capsule CRMのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで新規顧客情報が送信されたら、Capsule CRMでパーティーを作成する
試してみる
■概要
Googleフォームに寄せられる新規顧客の情報を、都度Capsule CRMへ手入力する作業に手間を感じていませんか。この作業は件数が増えるほど時間を要し、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローは、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Capsule CRMに新しいパーティー（連絡先）を自動で作成するため、手作業による顧客登録を効率化します。Capsule CRMのAPIを利用した連携をノーコードで実現し、顧客情報管理の精度向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームとCapsule CRMを併用し、顧客情報の転記作業に課題を感じている方 Capsule CRMのAPIを活用して、手作業でのデータ登録を自動化したいと考えている方 リード獲得から顧客管理までの一連のプロセスを効率化したいと考えている担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームに回答が送信されると自動でCapsule CRMにパーティーが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことができます ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとCapsule CRMをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでCapsule CRMを選択し、「Create Party」アクションを設定します。ここで、Googleフォームから取得した回答内容を、登録したいパーティーの各項目に紐付けます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください Capsule CRMのオペレーション設定では、トリガーで取得したGoogleフォームの回答データを引用し、パーティーの名称や詳細など、登録したいフィールドに自由に設定してください ■注意事項
Googleフォーム、Capsule CRMそれぞれとYoomを連携してください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
GmailとCapsule CRMの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたメールからのデータ転記作業の手間を削減し、入力ミスといったヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。
これにより、顧客とのコミュニケーションや営業戦略の立案など、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整い、より迅速に業務を遂行できます。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の操作だけで直感的に業務フローを構築できますので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら
よくあるご質問
Q：連絡先だけでなく商談(Opportunity)も作成できるか？
A：はい、Capsule CRMの商談(Opportunity)を作成することも可能です。
Q：自由な文章からでも情報を抽出できるか？
A：はい、可能です！メールには抽出したい項目を必ず記載することをルール化し、Yoomの設定時に「抽出したい項目」と「指示内容」を具体的に入力することが大切です。こちら
Q：連携が失敗した場合の通知や再実行の仕組みは？
A：連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口
