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「Gmailに届いた問い合わせ内容を、手作業でCapsule CRMにコピー＆ペーストしている」
「毎日同じような転記作業に時間を取られて、本来やるべき業務が進まない…」
このように、GmailとCapsule CRM間のデータ連携に関する手作業に、非効率さや課題を感じていませんか？
単純な作業であっても、毎日積み重なると大きな時間的コストになり、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。
もし、<span class="mark-yellow">Gmailで受信したメールの情報をもとに、Capsule CRMの顧客情報やタスクを自動で作成する仕組み</span>があれば、より重要な顧客対応や戦略的な業務に集中できる時間を増やせるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングなどの専門知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して日々の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GmailとCapsule CRMを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GmailとCapsule CRMのAPIを連携すれば、Gmailで受信したメールの情報をトリガーに、Capsule CRMに新たな顧客情報やタスクを自動で登録することが可能になります。
これにより、手作業によるデータ入力の手間を省き、入力ミスや対応漏れを防ぐことで、業務の正確性とスピードを向上させることができます。
ここでは、Yoomで利用できる具体的な自動化のテンプレートを複数ご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
特定のキーワード（例えば「問い合わせ」や「資料請求」など）を含むメールをGmailで受信した際に、メール本文から会社名や担当者名、連絡先といった必要な情報だけを自動で抽出し、Capsule CRMに新しい連絡先（Party）として登録する連携です。
これにより、<span class="mark-yellow">新規リード情報を手動で入力する手間を減らし、迅速かつ正確に顧客情報を蓄積</span>できます。
Gmailで特定のメールを受信したタイミングで、その内容に応じたタスクをCapsule CRMに自動で作成する連携です。
例えば、顧客からのサポート依頼メールを受信した場合に、担当者宛のフォローアップタスクを自動で生成することで、<span class="mark-yellow">対応漏れを防ぎ、チーム全体で顧客対応状況をスムーズに共有</span>し、より迅速なアクションへと繋げられます。
それでは、さっそく実際にGmailとCapsule CRMを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとCapsule CRMの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Capsule CRM
[Yoomとは]
今回は「Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、テキストを抽出しCapsule CRMでPartyを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
GmailとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Capsule CRMとYoomのマイアプリ登録
同様にマイアプリから「新規接続」を押した後、Capsule CRMを検索し、クリックしてください。
以下の画面から、「Site address」を入力します。
既にログインしている場合、アドレスが入っているのでそのまま「continue」をクリックしましょう。
以下の画面から「Allow」をクリックし、Capsule CRMのアプリ連携は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
はじめに1つ目の工程をクリックします。
ここではGmailに特定のキーワードに一致するメールを受信したらフローボットが起動する設定を行います。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。最短は5分間隔で起動できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ここで、テスト用に特定のキーワードを含むメールを受信している必要があるので送信します。
キーワードを設定することで、メールを絞り込むことができます。
今回は「Capsule CRM」にしていますが、自由に設定可能です。
入力したら「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
取得した値についてはヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
次に2つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値のテキストから、データを抽出する設定をしましょう。
詳しくはこちらのヘルプページもご参照ください。
対象のテキストを前項で取得した値から「本文」を選択します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されます。
抽出したい項目と必要に応じて指示内容を入力し、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると以下のように表示され、テキストが抽出されていますね！
確認し「保存する」をクリックします。
次に3つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、Capsule CRMでPartyを作成する設定を行います。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックしてください。
はじめにTypeを選択します。
「First Name」と「Last Name」は前項で取得した値から選択します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されますよ！
Email Addressesの設定です。
「Email Type」を選択し、「Email Address」は前項で取得した値から選択しましょう。
入力したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、以下のように表示され、Capsule CRMにはPartyが作成されていますね！
確認し「保存する」をクリックしましょう。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、テキストを抽出しCapsule CRMでPartyを作成する方法は以上です。
今回はGmailからCapsule CRMへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にCapsule CRMでのアクションをきっかけにGmailで通知を送るような、逆方向のデータ連携も自動化できます。
もし、Capsule CRMからGmailへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Capsule CRMに新しい連絡先（Party）が作成されたことをトリガーに、指定した宛先へGmailで自動的に通知メールを送信する連携です。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">営業担当者や関係部署へ新規リードの発生を即座に共有</span>でき、チーム全体での迅速なアプローチや情報連携を促進します。
Capsule CRMで新しいタスクが作成・割り当てられた際に、担当者へその内容をGmailで自動通知する連携です。
CRMツールを常に確認していなくても、<span class="mark-yellow">普段利用しているGmailでタスクの発生を確実に把握できるため、対応漏れや確認遅れを防ぎ</span>、業務の遂行をスムーズにします。
Yoomでは、GmailとCapsule CRMに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
GmailとCapsule CRMでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Gmailでのメール受信をトリガーに、Googleカレンダーに予定を作成したり、その予定をGmailやDiscordに通知したりできます。特定の条件のメールからGoogleコンタクトに連絡先を作成し、Googleスプレッドシートに追加するなど、情報収集と管理を効率化します。
Googleフォームの回答をトリガーに、Gmailで営業資料を自動送付したり、AIで作成したコンテンツを送信したり、スプレッドシートのデータをもとに一斉送信したりと、顧客対応を自動化できます。
Capsule CRMは、Googleフォームやスプレッドシートからの顧客・プロジェクト情報登録を自動化します。
新規顧客やタスク作成をトリガーに、Googleカレンダーで予定を作成したり、SlackやMicrosoft Teamsに通知したりできます。また、タスク情報をもとにMailchimpやShopifyと連携するなど、幅広い業務効率化を実現します。
GmailとCapsule CRMの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメールからのデータ転記作業の手間を削減し、入力ミスといったヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。</span>
これにより、顧客とのコミュニケーションや営業戦略の立案など、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整い、より迅速に業務を遂行できます。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の操作だけで直感的に業務フローを構築できますので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連絡先だけでなく商談(Opportunity)も作成できるか？
A：はい、Capsule CRMの商談(Opportunity)を作成することも可能です。
その場合は、Capsule CRMのアクションを「Create Opportunity」に変更しお試しください。
Q：自由な文章からでも情報を抽出できるか？
A：はい、可能です！メールには抽出したい項目を必ず記載することをルール化し、Yoomの設定時に「抽出したい項目」と「指示内容」を具体的に入力することが大切です。
詳しい設定については、こちらをご確認ください。
Q：連携が失敗した場合の通知や再実行の仕組みは？
A：連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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