Googleフォームから回答が送信されたら正規表現による置換処理を自動で行い、Gmailで通知する

■概要

Googleフォームで集めた回答に含まれる特定の記号や不要なテキストを、一つひとつ手作業で整形してからメールで通知していませんか。このような定型的なデータ整形作業は手間がかかり、ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、正規表現を用いて自動でテキストの置換処理を行い、整形された内容をGmailで即座に通知することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取った回答を手作業で整形し、メール通知している方
• 正規表現を用いたテキストの置換や整形作業の自動化を検討している方
• フォーム回答後の通知プロセスを効率化し、担当者の作業負担を減らしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームの回答内容を自動で整形・置換してメール通知できるため、手作業での対応に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業によるテキストの置換ミスや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでYoomのAI機能から「データを操作・変換する」を選択し、正規表現を用いたテキストの置換ルールを設定します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、変換後のテキストを含むメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「データを操作・変換する」オペレーションで、置換したいフォームの回答項目（対象のテキスト）や、正規表現を用いた変換ルールを任意に設定してください。
• Gmailでメールを送信するアクションで、通知先のメールアドレス（To, Cc, Bcc）や件名、本文の内容を自由にカスタマイズしてください。

■注意事項

• Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133