■概要
取引先から定期的に送られてくる請求書や報告書など、メールの添付ファイルを都度ダウンロードしてDropboxに保存する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信した際に添付ファイルを自動でDropboxの指定フォルダにアップロードすることが可能です。手作業による保存の手間を省き、ファイルの見落としや保存忘れといったミスを防ぎ、よりスムーズなファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受信する請求書などの添付ファイルを、手作業でDropboxに保存している方
- ファイルの保存漏れやアップロード先の間違いといったヒューマンエラーを防止したい方
- 定型的なファイル管理業務を自動化して、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メールを受信するだけで添付ファイルがDropboxに自動保存されるため、これまで手作業で行っていたファイル管理の時間を短縮できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します。この設定により、Yoomが発行する専用メールアドレスにメールが届くとフローが起動します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションを設定します。トリガーで受信したメールの添付ファイルを指定して、自動でアップロードするように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーでは、Yoomが発行するメールアドレスの一部を任意で設定できます。また、件名や本文に特定のキーワードを含むメールのみを対象とするなど、細かな条件設定も可能です。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。また、ファイル名も「請求書_会社名_日付」のように、固定のテキストやメールから取得した情報を組み合わせて自由に設定することが可能です。
■注意事項
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