毎日、今日の自分の予定をGoogleカレンダーから取得しGoogle Chatに通知する

■概要

毎朝、その日のスケジュールを確認するためにGoogleカレンダーを開き、内容をチームに共有する作業は、日々のルーティンでありながら手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、毎朝決まった時間にGoogleカレンダーから自動でその日の予定を取得し、Google Chatへ通知できます。日々の煩雑なタスクを自動化し、一日の業務をよりスムーズにスタートさせることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

  • 毎朝、Googleカレンダーで自分やチームの予定を確認し、手作業で共有している方
  • GoogleカレンダーとGoogle Chatを連携させ、情報共有を効率化したいと考えている方
  • 日々の定型業務を自動化し、より生産性の高いコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • 毎朝決まった時間にその日の予定が自動で通知されるため、これまで予定の確認や共有に費やしていた時間を削減できます。
  • 手作業による情報の転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内での正確な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GoogleカレンダーとGoogle ChatをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎日9時になったら」のように、フローを起動したい任意の時間を設定します。
  3. 続いて、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定の一覧を取得する」アクションで当日の予定を取得するように設定します。
  4. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、取得した予定のテキストから、通知したい情報(予定のタイトル、時間など)を抽出します。
  5. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIで抽出した情報を本文に含めて指定のスペースに通知します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • AI機能のオペレーションでは、取得した予定から具体的にどのような情報を抽出したいか、その項目や抽出の指示内容を任意で設定することが可能です。
  • Google Chatの「メッセージを送信」アクションでは、通知を送信したいスペース(送信先)を任意で設定してください。
  • 通知メッセージの本文は自由に編集でき、固定のテキストだけでなく、前工程で取得した情報を変数として組み込めます。

■注意事項

  • Googleカレンダー、Google ChatとYoomを連携してください。
  • AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
  • Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
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