■概要
毎月のファイル棚卸しなどで、Google Driveの特定フォルダにあるファイル一覧を手作業でリストアップし、Slackに投稿していませんか？
この定型業務は手間がかかるだけでなく、転記ミスや報告漏れなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてGoogle Driveのファイル一覧を自動で取得しSlackへ通知できるため、こうした課題を解消し、業務の正確性と効率性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveのファイル管理を担当しており、定期的な共有作業を効率化したい方
- 手作業による報告業務での抜け漏れやミスをなくし、業務の正確性を向上させたい方
- チーム内の情報共有プロセスを自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎月決まった日時にフローが自動で実行されるため、これまで手作業での情報収集や投稿に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動でファイル一覧を取得し通知するため、手作業で発生しがちなコピー＆ペーストのミスや報告漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
- トリガーにスケジュールトリガーを設定し、毎月特定の日時など、定期的にフローが起動するように設定します。
- オペレーションで、Google Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得」アクションを設定します。
- 次に、繰り返し処理を用いて、取得したファイル・フォルダ一つひとつの情報を整形します。
- 最後に、Slackの「メッセージを送信する」アクションを設定し、整形したファイル一覧の情報を指定のチャンネルに投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得」アクションにて、対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
- Slackの「メッセージを送信する」アクションにて、通知先として指定したいチャンネルIDを設定してください。
- Slackへの投稿メッセージは、Google Driveから取得したファイル名やURLといった情報を含めて、自由に内容をカスタマイズできます。
■注意事項
- Google DriveとSlackをYoomに連携させる必要があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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