■概要
プロジェクトや案件ごとにGoogle Driveでフォルダを作成し、その管理状況をGoogle スプレッドシートに手入力でまとめる作業は、手間がかかる上に更新漏れも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveで新しいフォルダが作成された際に、その情報を自動でGoogle スプレッドシートに追記できます。手作業による二重入力や転記ミスを防ぎ、フォルダ管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとGoogle スプレッドシートで案件やプロジェクトを管理している方
- フォルダ作成後のスプレッドシートへの手入力作業に手間や時間を要している方
- 手作業による情報更新の漏れやミスをなくし、管理体制を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveでフォルダを作成すると、自動でGoogle スプレッドシートに情報が記録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、管理データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内にフォルダが作成されたら」といったアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「データベースを操作する」アクションを設定し、トリガーで取得したフォルダ名などの情報を指定のスプレッドシートに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、対象のフォルダのIDを選択してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、データを追加したいスプレッドシートのIDやテーブルの範囲を指定してください。
■注意事項
- Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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