Outlookの特定件名のメールをもとに、freee会計の取引先情報を更新する

■概要

取引先情報の変更連絡などをメールで受け取るたびに、freee会計の情報を手作業で更新するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、複数の更新作業が重なると、入力ミスや対応漏れが発生しやすくなることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名のメールを受信すると、AIが内容を読み取り、freee会計の取引先情報を自動で更新するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取った情報をもとに、freee会計のデータを手入力で更新している方
• 手作業によるデータ転記での入力ミスや、更新漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
• 取引先情報の更新といった定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信をきっかけに取引先情報が自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、業務の効率化に繋がります。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlookとfreee会計をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から更新に必要な情報を抽出します。
4. 次に、オペレーションでfreee会計の「取引先の検索」アクションを設定し、更新対象の取引先を特定します。
5. 最後に、オペレーションでfreee会計の「取引先の更新（基本情報）」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報をもとにデータを更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、起動の条件としたいメールの受信フォルダや、差出人、件名に含まれるキーワードなどを任意で設定してください。
• AI機能によるデータ抽出設定では、メール本文から抽出したい情報の種類（テキスト、日付、数値など）や項目を具体的に指定することが可能です。
• freee会計の「取引先の更新（基本情報）」アクションでは、AI機能で抽出した値をfreee会計のどの項目に反映させるかを任意で設定してください。

■注意事項‍

• Outlook、freee会計とYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。