■概要
フォームで受け付けた回答について、都度Googleで検索してその結果をまとめてメールで共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、定型的な情報収集業務は時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに自動でGoogle 検索を行い、AIがその結果を要約して指定の宛先にメールで送信できます。手作業による情報収集と共有のプロセスを自動化することで、業務の効率化は図れます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームの回答内容をもとに、手作業でリサーチや情報共有を行っている方
- Google 検索とAIを活用して、情報収集業務を効率化したいと考えている方
- 定型的なリサーチ業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答から検索・要約・メール送信までが自動化され、手作業に費やしていたリサーチや報告業務の時間を短縮できます。
- 手作業による検索内容のばらつきや要約の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の安定化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、「Google 検索」と「Gmail」をYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択してフォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで「Google 検索」を選択し「検索結果を取得」アクションで、フォームで受け取った内容を検索キーワードとして指定します。
- 次に、オペレーションで「AI機能」を選択し「要約する」アクションで、取得した検索結果を要約します。
- 最後に、オペレーションで「Gmail」を選択し「メールを送る」アクションで、要約した内容を指定の宛先に送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、検索キーワードとして利用したい情報など、収集したい内容に合わせて入力項目を自由に作成できます。
- Google 検索のアクションでは、検索キーワードにフォームトリガーで受け取った値を「変数」として埋め込むことが可能です。
- AIによる要約では、生成する文章の文字数を指定したり「箇条書きで」といった要約の条件を自由に設定できます。
- Gmailでのメール送信アクションでは、送信先アドレスを任意で設定できるほか、件名や本文にもフォームの回答内容や要約結果などを変数として埋め込めます。
■注意事項
- Google 検索、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 検索の際は複数のキーワードを組み合わせることで、比較的正確な情報を取得することが可能です。
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