毎月初めに前月の勤怠データ一覧を取得して、Microsoft Teamsに通知する

■概要

毎月の勤怠データの締め作業は、担当者にとって重要なタスクですが、手作業でのデータ取得や関係者への共有は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、毎月決まった日時にKING OF TIMEから前月の勤怠データを自動で取得し、指定したMicrosoft Teamsのチャネルに通知できます。これにより、面倒な手作業から解放され、報告漏れも防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 毎月の勤怠集計と報告業務に手間を感じている人事・労務担当者の方
• KING OF TIMEのデータを手作業で抽出し、Microsoft Teamsで共有している方
• 定型的な報告業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎月決まった日時に勤怠データが自動で取得・通知されるため、これまで手作業での集計や報告に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの取得漏れや、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、KING OF TIMEとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎月1日の午前9時」など、フローを起動したい日時を設定します。
3. 次に、オペレーションでKING OF TIMEを選択し、「月別勤怠データの一覧を取得する」アクションで前月のデータを取得するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した勤怠データを指定したチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーの設定では、「毎月第1営業日」や「月末」など、業務に合わせてフローを起動する日時を任意で設定してください。
• Microsoft Teamsへの通知メッセージでは、送信先のチームやチャネルを自由に指定できます。また、本文には固定のテキストに加え、KING OF TIMEから取得した勤怠データを組み込んで、動的な内容を作成することも可能です。

■注意事項

• KING OF TIME、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• KING OF TIMEのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5498939-king-of-time-%E3%83%9E%E3%82%A4%E3%82%A2%E3%83%97%E3%83%AA%E7%99%BB%E9%8C%B2%E6%96%B9%E6%B3%95