■概要
お客様や従業員からOutlookのメールで送られてくる保険証。その都度ファイルを開いて内容を確認し、手作業で情報を転記する業務は、手間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した保険証の添付ファイルをOCR機能で自動的に読み取り、Google スプレッドシートに情報を追加できます。面倒なデータ入力作業を自動化し、業務の正確性と速度の向上が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取った保険証などの情報を手作業でデータ入力している方
- OCR機能を活用して、紙や画像ベースの書類のデータ化を効率化したいと考えている方
- Google スプレッドシートでの情報管理を自動化し、入力の手間を省きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの確認から情報の転記までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた定型業務の時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。この際、特定のフォルダを指定することが可能です。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- その後、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした保険証のファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダに格納されたメールのみを対象にすることが可能です。
- OCR機能では、保険証の画像やPDFファイルから抽出したい項目（氏名、記号、番号など）を、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて自由に設定できます。
- Google スプレッドシートへの追加アクションでは、書き込み先のファイルとシートを任意で指定し、各列にどの情報を登録するかを柔軟に割り当てられます。
■注意事項
- Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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