■概要
Outlookで受信した見積書の内容を、都度ファイルを開いて確認し、手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？
この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された見積書の内容をAI OCRが自動で読み取り、Google スプレッドシートへスムーズに記録できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取った見積書をGoogle スプレッドシートで管理している営業・経理担当者の方
- 手作業によるデータ入力の時間を削減し、業務の非効率を解消したいと考えている方
- OCR機能を活用して、PDFや画像などの書類からのデータ抽出を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からGoogle スプレッドシートへの転記までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記がなくなるため、金額の打ち間違いや項目の入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の件名や差出人など、条件を指定することも可能です。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」を設定し、受信したメールから見積書ファイルを取得します。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいメールの条件（特定の差出人や件名など）を任意で設定してください。
- AI OCRのオペレーションでは、抽出したい項目（例：会社名、金額、発行日など）やファイルの言語などを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、対象のスプレッドシートやシートを指定し、どの列にどの情報を追加するかを任意で設定してください。
■注意事項
- OutlookとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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